„Virtuell ist mehr als die sparsame Notlösung“

Erfolgreicher 1. Agile People Summit

Über 70 Menschen haben den ersten Agile People Summit richtig gerockt! Agile HR war der Schwerpunkt der Veranstaltung, die Auswirkungen von Corona auf die Arbeit in HR das Thema der Stunde in einer gar nicht distanzierten Austauschtagung. Die Essenz.

„Wofür bin ich heute hier?“ lautete die Check-in-Frage beim ersten Agile People Summit, die sich alle Teilnehmenden zum Ankommen in einer Minute Stille selbst beantworteten. Als das brennendste Thema zurzeit benannten sie den Kulturwandel – dieses Mal offen per Mentimeter. In freudiger Runde von über 70 Menschen ging es dann in rund fünf Stunden netto sehr lebendig in den Austausch zu allem, was auf dem HR-Herzen lag.

 

Die Herzensangelegenheiten der HRler zurzeit

An vielen Stellen gilt es zurzeit, die verschlafene Digitalisierung schnellstmöglich aufzuholen – nicht wenige Menschen sitzen im Homeoffice und können da nicht arbeiten, weil es im Unternehmen nicht einmal Laptops für sie gab. Oder Menschen, die schon immer einen Laptop hatten, „entdecken, dass sie eine Webcam haben“, wie Lennart Keil es formulierte. In Folge dessen ist gezwungenermaßen auch eine starke Agilisierung im Gange. Denn es zeigt sich nur zu deutlich, dass die Menschen, die diese gefordert haben, dann wohl doch Recht hatten. Jedenfalls stehen sie durch ihre Flexibilität zurzeit deutlich besser da.

Es gibt aber eine Kehrseite der Medaille: Die Unsicherheit der Krise lockt das Verlangen nach dem starken Mann hervor, der die Dinge in die Hand nimmt und Geld reinbringt. Zumindest könnte das so kommen.

So schwanken die HRler zwischen Sorge und Hoffnung. Sind sich aber darüber klar, dass sie nun am rechten Platz und in der Verantwortung sind, die Situation strategisch zu gestalten. Die Impulse lagen bei den Themen genau richtig – und brachten das nochmal stärker zum Vorschein.

Impuls von André: HR-Organisation positionieren

André Häusling machte mit „HR-Organisation in turbulenten Zeiten positionieren“ den Anfang. Er zeigte die derzeitigen fünf größten Herausforderungen von HR auf:

  • unterschiedliche Bedürfnisse bei Führungskräften und Mitarbeitenden
  • starke Governance und wenig Blick aus der Nutzerperspektive
  • zunehmende Wettbewerbsintensität
  • hohe interne Komplexität, die Geschwindigkeit verhindert
  • viel Arbeit, wenig Ergebnisse

Die Lösungen für diese Herausforderungen hängen stark vom Reifegrad des Unternehmens und der damit verbundenen Organisationsstruktur ab, wie er aufzeigte. HR sollte seine eigene Organisationsstruktur an der des Unternehmens ausrichten – und damit auf Fachbereiche eingehen, um auch schneller auf ihre Anforderungen reagieren zu können. Wichtig sei es da vor allem, Prototypen zu bauen – etwa mit dem Pioneers Organisational Design Sprint.

Er verwies auf unser gerade erschienenes Buch „Der Weg zur agilen HR-Organisation“. Darin ist alles sowohl für die HR-Organisation an sich, aber auch für die einzelnen Wertschöpfungsprozesse von HR aufgeschlüsselt. Zu jedem Wertschöpfungsprozess gibt es zudem zwei Unternehmensbeispiele, die zeigen, wie man Herausforderungen lösen kann – und vor allem: dass man es kann. Dass die Verwaltungsaufgaben nicht der erste Ansatzpunkt sind – da war man sich einig. Gut geeignet sind wiederum Projekte, die sowieso schon crossfunktional angegangen werden müssen, etwa über diverse HR-Rollen hinweg. Passend zu den Themen wurde im Impuls wie im Chat auch das Projekt Cross Solution Center von Datev als Beispiel angesprochen.

Impuls von SPRING: transparente und kreative Kommunikation 

„Sind alle vollzählig?“ hatten Dr. Claudia Viehweger und Jessica Mahler von SPRING Axel Springer ihren Impuls betitelt. Es hätte auch „Du bist noch stumm“ sein können – ein Satz, der beim Summit selbst gern gesagt wurde. Wie schön, dass alle Beteiligten immer wieder wohlwollend warteten und milde lächelten. Jeder kennt es von sich selbst … Die beiden Damen präsentierten einen agilen wie professionellen Reigen interner Krisenkommunikation. Mit Fakten, Hilfestellungen und Bespaßung.

Bei SPRING sitzen circa 95 Prozent der Mitarbeitenden im Homeoffice. Die Information läuft über viele Kanäle. Die drei Themenblöcke sind: Info und Support in Sachen Corona, Professional Interaction sowie Social Interaction. Über alle drei Bereiche hinweg erfolgt die Kommunikation vor allem transparent und frühzeitig. Auch eventuelle Szenarien werden mit „Es könnte sein …“ angekündigt, damit sich alle schon mal darauf einstellen können. Jeden Morgen gibt es Updates und Zahlen; es erfolgen Mitarbeiterumfragen zu ihren Sorgen und Ängsten – und lustige Challenges, wo jeder zum Beispiel sein Bad-Hair-Foto einsendet.

Collaboration findet bei SPRING zurzeit mit einem bunten, aber wohlgewählten Strauß nützlicher Tools zusammen, wie Jessica berichtete. Mitarbeiterumfragen mit MS Forms, Fragen sammeln mit Slido sowie wöchentliche Retros mit Metro Retro oder Trello gehören dazu. Wichtige Aussage an die Mitarbeitenden mit Kindern: Mit Nachwuchs im Homeoffice kann niemand den gleichen Output erbringen wie im Büro – und DAS IST OKAY!

Bestnoten gab es für die Interne Kommunikation daher nicht nur in den eigenen Reihen, sondern auch von den Summit-Teilnehmenden (vor allem der Schreiberin dieses Blogbeitrags, deren Kommunikatorinnen-Herz bei diesem Vortrag schlichtweg aufging!).

Impuls von Lennart Keil: Organisationsentwicklung aus dem Homeoffice

Wir sind Lennart-Fans! Nicht nur, weil er zu unserem Buch „Der Weg zur agilen HR-Organisation“ beigetragen hat und auf der Agile HR Conference 2020 am 30.09. + 01.10. einen Vortrag zum Thema „Unlearning Hierarchy“ bei der SAP halten wird. Sondern auch, weil er so schön flockig einzuordnen wusste, was man auch gut an der Krise finden darf: „Ich möchte Euch ermutigen, nicht zu vergessen, was wir gelernt haben, wenn das alles vorbei ist. Virtuell ist mehr als die sparsame Notlösung.“ – es sei flexibel, skalierbar, vernetzend und integriert.

Es gehe nichts darüber, sich als Mensch zu begegnen und zu erleben. Auch die Oberflächlichkeit und Unverbindlichkeit bedürften des Fingerspitzengefühls. Gerade remote braucht es Zeit und Raum, um Beziehungen und Vertrauen aufzubauen. Dafür bedürfe es etwa der Achtsamkeit, denn „in diesen Zeiten braucht es mehr als den Autopiloten.“ So habe man die agile Transformation seines Bereichs Talent, Leadership & Learning mit einem Team aus 40 Mitarbeitenden auf drei Kontinenten in kurzen, regelmäßigen Workshops rein digital vorangetrieben. Wie das geht? Mit Achtsamkeit und engen Beziehungen. Ein Work Hack dabei war die „Minute to arrive“ – ein Moment des Innehaltens zu Beginn der virtuellen Meetings.

Die Kulturentwicklung „How We Run“ erfolgte durch die digitalen Möglichkeiten weltweit zeitgleich innerhalb eines Quartals. Mit über 4.000 Menschen aus 29 Ländern. Bereits 2014 erfolgte die Strategieentwicklung bei SAP mit 200 Executives an drei Standorten und in einem virtuellen Raum. Bei allem kommt es laut Lennart auf vier Dinge an: Bewusst gestalten, klar moderieren, Tools ausreizen und – Mut zur Lücke.

Der Chat als wirksames Netzwerk-Tool

Gut genutzt wurde während des Summits die Chatfunktion von Zoom. Hier fand sehr viel Vernetzung statt, Fragen wurden gestellt und beantwortet; Tipps weitergegeben und Beifall gezollt. Hier kam auch die Frage auf, wie man mit der Diversität der Situationen, in denen die Mitarbeitenden stecken, umgeht: Ein Teil sitzt im Homeoffice, manche noch im Büro. Im Homeoffice sitzt der eine alleine, die andere hat ihre Kinder zu beschulen.

Desweiteren gab es Break-out-Sessions wie das Speed Dating zu Anfang, wo man sich dreimal zu zweit drei Minuten zu den aktuellen Herausforderungen ausgetauscht und sich kennengelernt hat. Nach der Mittagspause konnten sich alle auf fünf verschiedene Fokus-Runden aufteilen.

Fokus: Remote Work – Team Work

In Noras Runde ging es darum, wie man zusammenarbeiten kann in diesen Homeoffice-Zeiten. Einige Teilnehmende berichteten, dass sich nach anfänglicher hoher Nutzung von Angeboten wie virtuellem Kaffeetrinken und der WhatsApp-Gruppe nunmehr eine Ermüdungserscheinung breitmache. Überhaupt: Was kann man tun in Anbetracht der Tatsache, dass die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden sehr unterschiedlich sind und sich Menschen auch mehr oder weniger öffnen.

In der Runde fand unser Second-Body-Prinzip Anklang: Immer einer passt auf den anderen auf, reihum, sodass für alle gesorgt ist. Alle vierzehn Tage wird neu zugeteilt. Das ist auch hilfreich, um eventuell neu hinzugekommene Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen. Oder um die Frage „Sind alle da?“ zu „Sind alle Second Bodys da?“ zu verändern und damit in größeren Runden die Antwortzeiten immens zu verkürzen.

Fokus: HR Organisational Design

Hier knüpfte André mit den Teilnehmenden an seinen Impuls vom Vormittag an. Und so wurde es mehr eine Frage-Antwort-Runde denn eine Diskussion. Es ging um die momentan wichtigsten Wie und wo kann HR anfangen, sich anders zu organisieren? Welche Themen und Projekte eignen sich? Wie kann man die Schnittstelle zu den Fachbereichen gut gestalten? Und wie man kann man sein HR-Management überzeugen, mutiger vorwärts zu gehen?

Die Teilnehmenden kamen zu der Erkenntnis, dass Kundenbedürfnisse der Fachbereiche individueller bedient werden müssen und der „One size fits all“-Ansatz dabei nicht mehr hilft. HR muss sich intern anders organisieren, um die Geschwindigkeit zu erhöhen im Hinblick auf die Fachbereiche. Zugleich wurde diskutiert, inwieweit HR nicht auch eine übergeordnete Governance-Rolle behalten muss.

Fokus: Human Collaboration

Kati hatte mit ihrer Runde die HR-Wertschöpfungsprozesse in den Blick genommen. Wie haben sich diese durch die digitale Zusammenarbeit verändert? Bei Recruiting und Onboarding fehlt natürlich das persönliche Kennenlernen sehr. Aber es ist durchaus machbar: Virtuelle Personalauswahlprozesse werden umgesetzt. Erkenntnis der Gruppe war, dass die richtige Kommunikation beim virtuellen Arbeiten sehr wichtig ist und dabei andere Regeln herrschen. Es braucht im virtuellen Kontakt viel mehr Nähe.

Informationsbedarf besteht vor allem zu „Führung in der Krise“. Es kam auch der Wunsch zum Ausdruck, dass einige virtuelle Elemente und die Art und Weise, wie miteinander umgegangen wird, beibehalten werden sollten nach der Krise. HR sollte first mover und Vorreiter in Sachen digitale Arbeit sein.

Fokus: Social Driven Organisation

In einer weiteren Runde hat Bernd das ganz große Fass aufgemacht und mit den Teilnehmenden philosophiert, ob es außer „höher, schneller, weiter“ nicht eine andere Antwort auf die Herausforderungen der Zeit gibt. Und ob da New Work nicht zu wenig ist, es vielmehr um eine Art New Economy gehen müsste. Findet Homeoffice jetzt nur aus Effizienzgründen auch in Bezug auf kommende Zeiten Anklang oder steckt da wirklich eine neue Denke hinter? Die Teilnehmenden nahmen die Position ein, dass man nun Lernen erleben würde – und dass so vielleicht Transformation stattfinden könne. Allerdings bestehe auch die Gefahr, dass man nach dem Shutdown wieder in alte Muster verfalle, man noch mehr Geld verdienen wolle. Wie etwa Daimler, wo zehntausende Menschen entlassen werden, nur weil nicht so große Gewinne wie sonst zu erwarten sind.

Zitiert wurde mal wieder Albert Einstein: „Probleme kann man nie mit derselben Denkweise lösen, mit der sie entstanden sind.“ Man war sich einig, dass HR die Diskussionen im Unternehmen führen sollte. Aber die Frage sei, ob die HRler das Verständnis hätten und überhaupt im Unternehmen Gehör fänden.

Fokus: Leading Myself in HR

Hier hat Marcus in die Runde gefragt: Wenn die Krise wie eine Person wäre und sprechen könnte, was würde sie von Dir als HRler für die Zukunft wollen? Heraus kamen Antworten wie „Das Menschliche rückt in den Vordergrund.“ und „Ich bin viel mehr gefordert, wirklichen Kontakt herzustellen.“ Es geschehen viele kleine Wunder während der Krise: Menschen in der Arbeitswelt entdecken ihre Gefühle, und es kommt viel mehr Fokus in die Arbeit, wurde berichtet. Und wenn die Krise eine Person sei, so sei sie in jedem Fall auch sehr wertschätzend, nicht nur destruktiv, lautete eine Antwort.

Das Fazit der Premiere

Was ich mitgenommen habe aus dem Tag ist die Mischung aus Herausforderung und Chance. Entgrenzung ist mit das größte Problem – wer kann gerade noch zwischen Arbeit und Leben unterscheiden? Natürlich sorgt alle als Menschen das Virus und seine Folgen für Erkrankte, Krankenhauspersonal und unsere Gesellschaft.

Aber es gibt die Chance, nun endlich in Sachen Digitalisierung und Agilität in die Hufe zu kommen. Und vor allem haben wir die große Möglichkeit, menschenfreundlicher und verbundener aus der Krise herauszugehen. Es war toll zu hören, wie selbstverständlich mittlerweile Kinder in Besprechungen sind. Es war toll zu spüren, wieviel achtsamer, wohlwollender und ruhiger miteinander umgegangen wird. Und vor allem ist die Kommunikation eine völlig andere geworden: viel persönlicher und näher, viel verbundener. Wollen wir hoffen, dass wir diese Errungenschaften mitnehmen in die neue Normalität.

Oder wie Marie Mauer es so schön zusammengefasst hat und dankenswerterweise zur Verfügung stellt:

Agile People Summit geht in weitere Runden

Und auch wir HR Pioneers sehen das Ganz eher positiv. Immerhin hat es uns allen ein neues Eventformat beschert, das sich auf jeden Fall lohnt weiterzuführen. Das Feedback war einhellig sehr positiv.

Auch wir fanden es großartig! Vor allem, wie alle miteinander in Austausch gegangen sind, wie freudig alle bei der Sache waren und wie menschlich verbunden. Vielen Dank dafür! Es geht nicht um Tools und die Beschaffenheit der Räume. Es geht um die Menschen. Daher hier auch nochmal von Herzen Dank an die Menschen von HR Pioneers, die den Tag geplant und umgesetzt haben, und an die Impulsgebenden!

Der nächste Agile People Summit kommt bestimmt, nämlich am 24.06.2020. Dann mit dem Thema Agile Transformation. Wir sehen uns! Und wir hören uns – nach Aufhebung der Stummschaltung …

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Pflichtfelder sind mit * markiert.

Formular zurücksetzenBeitragskommentare