13 Tipps: So moderierst Du Telkos mit größeren Gruppen

Teams, die relativ klein sind oder sehr vertraut miteinander umgehen, brauchen keine Hilfestellung bei Telkos. Aber bei großen Teams, die neu zusammenarbeiten oder sich humortechnisch nicht ganz grün sind, sind Jennis Tipps hilfreich (Foto: Photo by Saad Salim on Unsplash).

In Zeiten von Corona finden wir uns plötzlich im Homeoffice wieder und stellen fest, dass wir gar keine Tools zur Verfügung haben, um virtuell zusammenarbeiten zu können. Im schlimmsten Fall nicht einmal die Hardware wie Notebook und Smartphone. Aber selbst, wenn es nur die Software ist, die uns fehlt, plagen wir uns in manchen Branchen mit sehr engen Compliance-Richtlinien, die die Nutzung der vielen bunten Onlinedienste verhindern.

Wie können wir da unser Daily durchführen? Wie können wir unsere Aufgaben miteinander priorisieren, Teamwork gestalten und Retrospektiven organisieren?

Telkos gehen immer

Was in den meisten Unternehmen schon seit vielen Jahren vorhanden ist, ist die Möglichkeit, Telefonkonferenzen durchzuführen – und sei es nur, dass man von seiner Telefonanlage oder seinem Smartphone manuell seine Kolleginnen zu einer Konferenz zusammenschließt (Achtung: Hier gibt es häufig Obergrenzen für die Anzahl von Teilnehmenden!). Normalerweise brauchen kleinere, sehr vertraute Gruppen, die sich auch menschlich gut verstehen, in Telkos keine weiteren Hilfestellungen. Verabredungen zum Stummschalten oder Signalisieren, dass der eigene Redebeitrag beendet ist, werden anlassbezogen einfach getroffen. Man legt also einfach los und wird es schon mit Humor hinbekommen.

Schwierig wird es erst in Teams und Gruppen, die größer werden und/oder nicht so vertrauensvoll-humorvoll-gelassen miteinander sind. Und obwohl letzteres für agil arbeitende Teams eine wichtige Voraussetzung wäre, um gut zu funktionieren, haben viele Teams diesen Umgang miteinander leider noch nicht erreicht. Um also dennoch in einer Telko gut zurechtzukommen, habe ich Dir hier Tipps zusammengestellt, mit denen Du Dir das Leben leichter machen kannst.

Tipp 1: Moderation sicherstellen

Für Präsenzmeetings, aber vor allem für Telkos in dem genannten Setting ist es immens hilfreich, eine neutrale Moderatorin zu haben, die durch das Meeting führt. Denn die Moderation muss an manchen Stellen intensiviert und strategisch geplant werden.

Tipp 2: Lieber Volltelko – Nonverbales transportieren

In der Regel funktioniert die Akustik besser, wenn alle in der Telko sind, als wenn ein Teil, der (noch) im Büro sitzt, sich in einem Meetingraum trifft und die andere Hälfte per Telko dazugeschaltet wird. Weiterhin wird dadurch auch die Empathie gefördert, denn die Präsenzgruppe neigt dazu, die Telko-Teilnehmerinnen durch nonverbale Signale abzuhängen. Dennoch müssen sich alle, auch bei einer reinen Telko, disziplinieren, Dinge, die sie gerade tun, bei Bedarf zu verbalisieren.

Beispiel: Ich hatte es gerade in einer Telko, dass einem Teilnehmer eine Frage gestellt wurde und er nur irgendetwas Unverständliches murmelte. Schweigen in der Leitung. Irritation. Keiner wusste damit etwas anzufangen und wie damit umzugehen ist. Faktisch war derjenige gerade dabei etwas nachzusehen, um eine ordentliche Antwort geben zu können, was der Rest aber nicht sah. Dies sollten wir uns alle bewusst machen und ein entsprechendes Feedback an die Runde geben. Notfalls muss hier die Moderatorin nachfragen.

Tipp 3: Vorab mit der Technik gut vertraut machen

Manche Telefonkonferenzsysteme bieten die Möglichkeit, online zu verfolgen, wer sich eingewählt hat, Teilnehmermikros an- oder auszuschalten oder Teilnehmer aufzulegen. Wenn diese Technologie eingesetzt werden soll, ist es vorteilhaft, wenn Du Dich als Moderator damit im Vorwege gut vertraut machst und die Benutzung einübst. So wirst Du während der Konferenz nicht von der Technik abgelenkt.

Tipp 4: Einwahlsounds ausschalten

Viele Telefonkonferenzlösungen zeichnen den Namen von einem Teilnehmer vor Betreten der Konferenz auf und spielen diesen dann nach einem Signalton in der Konferenz ab, wenn man beitritt. Klingt eigentlich praktisch, ist es aber nicht! Denn irgendwer kommt immer zu spät, irgendwer fliegt immer aus der Leitung und muss sich dann noch mal einwählen – was jedes Mal eine Störung im Ablauf bedeutet. Das wird auf die Dauer hochnervig. Normalerweise kann man dieses Feature als Eigner der Konferenz ausstellen und das solltest Du auch tun.

Tipp 5: Technik-Check einplanen

Ich hatte es häufiger schon, dass die Qualität in der Telefonkonferenz sehr schlecht war; wir einen Hall oder eine Art Knattern in der Leitung hatten. Manchmal hat es geholfen, wenn alle aufgelegt und sich neu eingewählt haben. So etwas kostet Zeit, und viele sind etwas ungeduldig im Umgang mit Technologien. Im Sinne des Erwartungsmanagements ist es insofern sinnvoll, in die Agenda ganz offiziell den Technik-Check und die Problembehebung als ersten Agendapunkt aufzunehmen. Nimm in der Einleitung auf die besondere Herausforderung dieses Meetingformats Bezug und bitte alle um Geduld mit sich selbst, den anderen und der Technik.

Tipp 6: Teilnehmende durchgehen

Was ich als Moderatorin immer wieder hilfreich finde, ist, zu Beginn einmal die Teilnehmerliste durchzugehen, um zu schauen, wer alles da ist. Wenn man sich die Anwesenheiten mitschreibt bzw. abhakt, kann man auch gezielt Teilnehmerinnen im Laufe der Telko ansprechen. Das kann gegebenenfalls notwendig werden, um gleichzeitiges Reden zu vermeiden oder Schweigen zu durchbrechen.

Tipp 7: Meetingregeln aufstellen

Mir haben in vielen Settings folgende Meetingregeln weitergeholfen:

• sich selbst stumm schalten, wenn man gerade nichts zu sagen hat
• zu Beginn seines Redebeitrags seinen Namen sagen
• wenn man mit seinem Beitrag fertig ist, „danke“ oder „over and out“ oder „ich habe fertig“ sagen
• Späße, Ironie, Sarkasmus sind schwer zu transportieren, besser darauf verzichten

Weiterhin kann es nützlich sein, Folgendes zu klären:

• wann darf ich etwas sagen?
• wie melde ich mich zu Wort?

Aus den anderen Tipps kannst Du natürlich bei Bedarf weitere Meetingregeln kreieren.

Tipp 8: Unterstützende Medien und Tools einsetzen

Falls vorhanden bzw. erlaubt, kann man unterstützende Medien und Tools einsetzen:

• die Agenda und die Meetingregeln z. B. in der Terminanfrage eintragen und auf diese zu Beginn hinweisen und gemeinsam durchgehen
• vorab die Unterlagen verschicken, die besprochen werden sollen, die jeder für sich dann durchklickt bei der Erläuterung
• die Chat-Funktion nutzen, um der Moderatorin eine Wortmeldung, Zustimmung/Ablehnung oder Stimmungen mit Emoticons anzuzeigen. In unserem Team schreiben wir z. B. eine „1“ als Meldung in den Chat, dann ruft uns die Moderatorin bei nächster Gelegenheit auf. Wir nutzen auch „Daumen hoch“ und „Daumen runter“ und natürlich die gesamte Bandbreite der Emoticons – einfach nur aus Spaß. Wenn man diese nicht hat, kann man sich mit den normalen Satzzeichen behelfen, wie anno dazumal: „+“ und „–“ und natürlich „:-)“
• zum Beispiel Mentimeter oder Sli.do können für einfache Abfragen, Abstimmungen genutzt werden – anonym und ohne, dass die Teilnehmer ein Konto erstellen müssen
• Sli.do ermöglicht es auch, anonym Fragen zu stellen

Tipp 9: Konsent statt Konsens

Wenn Du kein Tool einsetzen kannst, lässt sich eine Abstimmung ohne den üblichen Sichtkontakt beschleunigen, indem Du nicht nach Zustimmung fragst, sondern, ob jemand Einwände hat.

Tipp 10: Interaktive Gestaltung

Die agilen Standardmeetings sind ja grundsätzlich sehr interaktiv. Das sollte unbedingt beibehalten werden, auch wenn die Gestaltung schwieriger ist. Das ist insofern sehr wichtig, als dass es dem Abschweifen und der parallelen Bearbeitung von anderen Sachen entgegenwirkt. Die Konzentration auf das Meeting aufrechtzuerhalten, ist nämlich eine der größten Herausforderungen in einer Telko. Falls es sich dennoch eher um eine Präsentation handelt, ist es hilfreich, den Teilnehmenden im Vorwege eine konkrete Aufgabe/Fragestellung mitzugeben, unter der sie sich die Präsentation anschauen sollen, um die Aufmerksamkeit zu bündeln.

Tipp 11: Kurz & knapp & Pausen

Grundsätzlich sind Telkos sehr viel anstrengender als Präsenzmeetings. Daher ist es sinnvoll, sie zeitlich zu begrenzen und mehr Pausen einzuplanen.

Tipp 12: Umgang mit der Technik weiterentwickeln

Am Ende kannst Du eine Mini-Retro einbauen, wie die Runde mit den technischen Herausforderungen umgegangen ist und was beim nächsten Mal anders gemacht werden soll.

Tipp 13: Sach- und Beziehungsaustausch ermöglichen

Auch wenn es manchmal anders scheint, sind wir Menschen ziemlich soziale Wesen. Wir haben ein Grundbedürfnis nach Zugehörigkeit, Wertschätzung und Orientierung. Wir wollen wissen, wie wir zu den anderen stehen. – Alles Bedürfnisse, die mit der Gruppe zu tun haben. Da sich vieles ganz unterschwellig über Körpersprache und Mimik vermittelt, laufen wir Gefahr, diese Grundbedürfnisse in einer Telko zu vernachlässigen und Unsicherheit und Frustration oder geistigen Ausstieg hervorzurufen. Insofern ist es wichtig, dass Du Formate einbaust, die menschlich anwärmen, Emotionen deutlich machen und für Verbindung sorgen.

Zum Beispiel könntest Du einbauen:

• zu Beginn mit den Ersten schon mal Smalltalk machen – dann ist es auch nicht so still in der Leitung bis alle da sind
• wenn sich die Gruppe nicht kennt: Vorstellungsrunde auch mit einer persönlichen und positiven Leitfrage
• wenn sich die Gruppe kennt: Warm-up-Runde mit einer persönlichen und positiven Einstiegsfrage oder Emotionsblitzlicht zum Thema des Meetings
• zwischendurch immer wieder und als Check-out Feedbackrunden zum Ergehen in der Telko – verbal oder per Chat-Funktion

Ansonsten kann ich Dir nur raten, Dir unbedingt ein Headset anzuschaffen, falls Du noch keines besitzt. Dir wird sonst bald der Arm abfallen!

In diesem Sinne, viel Erfolg mit Deinen Telkos! Und wenn Du Sparring oder eine Moderatorin benötigst, melde Dich gern! Viele weitere Tipps zur Zusammenarbeit bekommst Du in unserer kostenlosen Remote Challenge.