Tipps für Deine Moderation – Teil 4

Wie Du Fragen in der Moderation richtig stellst und führst

agile basics

Moderation liegt nicht jedem Menschen – aber sie wird immer wichtiger, wenn wir gut zusammenarbeiten und effiziente Meetings abhalten wollen.  Jenni  gibt 5 x 7 Tipps und Tricks preis, wie es geht. Teil 4: Fragen und führen für erfolgreiche Moderation.

1. Du bist KEIN Alleinunterhalter – form follows function

Wenn man sich die vielen kreativen Methoden und Spiele anschaut, die die agile Welt für Retrospektiven und Seminare entwickelt hat, kann man als Agile Master ganz schön eingeschüchtert werden.

Man bekommt den Eindruck, insbesondere in der Retrospektive jedes Mal etwas anderes machen zu müssen. Und dass es möglichst spaßig sein muss. Grundsätzlich ist es gut, wenn die Teams Spaß haben. Aber es ist NICHT Deine Rolle, als Alleinunterhalterin zu fungieren. Am Ende geht es um die Sache; Vorgehen und Methode müssen dem Inhalt folgen.

Du brauchst kein schlechtes Gewissen zu haben, wenn Du in der Hauptsache mit einer Standardmethode vorgehst. Im Gegenteil, denn dann können sich die Teams schon viel besser im Vorwege „seelisch“ auf die Retro vorbereiten und sich Antworten zurechtlegen. Die Routine, die die Teams entwickeln, erleichtert Dir dann nach und nach auch die Moderation. Gleichwohl solltest Du natürlich immer schauen, wo das Team in seiner Entwicklung steht und was es gerade am dringendsten benötigt. Dann ist es eben mal nicht die klassische Retro, sondern z. B. ein Teamwerte-Workshop, eine Feedbackrunde oder eine Skill-Matrix-Entwicklung.

2. Achtung: Erinnerungen vermengen sich. Fasse Themen gegebenenfalls zusammen

Manchmal beobachte ich in Retrospektiven, dass Agile Master eine sehr detaillierte Agenda bauen und z. B. erst Feedback zum Planning und danach zum Refinement einholen und besprechen wollen. Hier passiert es jedoch häufig, dass die Teammitglieder ihre Erinnerungen bei so nah beieinanderliegenden Themen gar nicht mehr genau zuordnen können. Und ehe man sich versieht, hat man schon bei dem Agendapunkt „Planning“ Antworten an der Wand, die sich mal auf das eine Meetingsformat, mal auf das andere beziehen und im „schlimmsten“ Fall sogar auf noch ganz andere, gar nicht im Fokus stehende Meetings.

Ich finde es gut, Retros unter ein bestimmtes Motto zu stellen. Versuch aber ein Gefühl dafür zu entwickeln, was Du dem Team an Differenziertheit zumuten kannst. Und wenn Du Dich tatsächlich entscheidest, z. B. die Meetings in einer Retro getrennt voneinander bewerten zu lassen, dann mach die Sammlung wenigstens zeitgleich. So werden die Teilnehmer nochmal „gezwungen“, ihr Feedback zuzuordnen. Sie neigen sonst dazu, gleich alles zum ersten Punkt loswerden zu wollen.

3. Stell allgemeinere Fragen in der Retro und in Workshops.

Manchmal sind die Fragen viel zu spezifisch, die in Retrospektiven gestellt werden. Sie sind kaum noch als offene Fragen zu erkennen, sondern gleichen eher einer Skalierungsfrage in einem Fragebogen. Wie z. B. „Wie findet Ihr, dass wir jetzt am Anfang im Planning vom PO ein strategisches Update bekommen?“, „Was haltet Ihr davon, dass wir jetzt im Planning erstmal die Kapazitäten für den nächsten Sprint zusammentragen?“ usw. Das führt zu wenig fruchtbaren Diskussionen. Ruf zwar das Planning als Retro-Thema aus, aber bleib bei Deinen Fragen allgemein, sodass Du Raum lässt für das, was das Team dazu bewegt. Mit „Was findet Ihr gut?“ und „Was würdet Ihr Euch noch wünschen?“ gelangt Ihr zu einer deutlich interessanteren Diskussion.

Falls Du Sorge hast, dass den Teammitgliedern in dem Moment gar nicht so präsent ist, was Ihr alles neu eingebaut habt und wozu Du eigentlich gerne ein Feedback hättest, nutze nicht den Weg, sie mit diesen engen Fragen durchzuführen. Geh stattdessen das Planning am Anfang einfach nochmal durch und weise auf die besonderen Aspekte hin, die Du interessant findest. Dann hat das Team die Freiheit, gegebenenfalls auch ganz andere Dinge zu betonen, auf die Du alleine gar nicht gekommen wärst. 

4. Die Verantwortung bleibt beim Team

Leider beobachte ich es immer wieder, dass ganz viel diskutiert wird in den Retros, ganz viele Meinungen und Wünsche geäußert wurden, die sich im schlimmsten Fall noch widersprechen, man nicht zu einem Ende gekommen ist und der Agile Master dann sagt: „O. k., ich nehme das dann mal mit und überleg mir was …“ Puhhhh. Also mich würde das überfordern.

Wie soll ich armes Würmchen jetzt aus diesem Chaos etwas stricken, um die Situation zu verbessern? Da habe ich mir eine Verantwortung genommen, die ich gar nicht erfüllen kann und die auch GAR NICHT MEIN JOB ist. Im Gegenteil. Nicht nur, dass Du das Team aus der Verantwortung lässt, sich um sein Schicksal zu kümmern. Nein, Du machst Dich im schlimmsten Fall sogar zum Sündenbock, auf den man seinen Frust schieben kann, wenn die Maßnahme für einen selbst nicht „gefunzt“ hat, und förderst die Jammerhaltung.

Ich würde lieber fragen, ob es möglich ist, das Meeting zu verlängern. Wenn nicht, organisiere ein Anschlussmeeting, gegebenenfalls nur mit den Interessierten aus der Runde.

5. Wenn Du eine Frage gestellt hast, bist Du nicht die Nächste, die spricht. Hab Geduld

Früher bin ich häufig in die Falle getappt, einer Frage, die ich gestellt habe, entweder sofort eine Erklärung nachzuschieben oder mir die Antwort selbst zu geben, wenn nicht sofort eine Erwiderung aus der Gruppe kam.

Das ist total kontraproduktiv.

Du kannst nicht erwarten, dass die Teammitglieder sofort lossprudeln, wenn Du eine Frage gestellt hast. Du hast einen Gedankenprozess angestoßen, der gegebenenfalls etwas Zeit braucht und diese Zeit solltest Du dem Team auch geben. Wenn Du sofort weiterredest und Dir die Antwort im schlimmsten Fall sogar selbst gibst, unterbindest Du diesen gedanklichen Prozess, den Du ja eigentlich auslösen wolltest, sofort wieder. Und da wir die Teams in die Selbstorganisation und Selbstverwaltung bringen wollen, müssen wir die Stille aushalten. Die fühlt sich übrigens nur für uns Moderatoren so unangenehm an. Das Team ist ja in Gedanken versunken.

Erst wenn nach einer längeren Weile nichts kommt, kannst Du mal nachfragen, was den Kolleginnen durch den Kopf geht und ob sie die Frage verstanden haben.

6. Hör auf, Dich zu entschuldigen und um Erlaubnis zu fragen: Es ist Dein verdammter Job zu führen

Neue Agile Master sind häufig sehr unsicher in ihrer Rolle. Sie fragen ständig, ob das o. k. ist, jetzt so vorzugehen, rechtfertigen sich dafür, dass sie die Frage so stellen, wie sie sie stellen oder dass sie sie überhaupt stellen. Und stellen der Gruppe jedes Mal, wenn sie den nächsten Prozessschritt einleiten, anheim, ein anderes Vorgehen vorzuschlagen.

Hör auf damit und tu’s einfach!

Keine falsche Bescheidenheit: Es ist Dein verdammter Job, das Team durch den Prozess zu führen. Das ist eine der wenigen Verantwortungen, die wirklich bei Dir liegen und von der Du das Team entlasten sollst. Du hast die Methodenkompetenz. Du hast Dir im Vorwege Gedanken darüber gemacht, wie man ein Meetingziel Schritt für Schritt erreichen kann. – Das heißt nicht, dass Du verbohrt an Deinem Plan festhalten sollst. Wenn ein guter Vorschlag aus dem Team kommt, nimm ihn an. Aber frag nicht jedes Mal um Erlaubnis, Deinem Vorgehen zu folgen. Im besten Fall hast Du ohnehin am Anfang, nach der Vorstellung der Agenda, die Zustimmung des Teams dazu eingeholt.

7. Sorge dafür, in guter Stimmung zu starten und in guter Stimmung auseinanderzugehen

In positiver Stimmung sind wir kreativer, leistungsfähiger, offener und großzügiger miteinander. Sorge also insbesondere in Retrospektiven dafür, das Team in eine positive Stimmung zu bringen. Starte z. B. mit einer Frage, was das schönste Erlebnis für jeden Einzelnen in den letzten zwei Wochen war oder wofür man dankbar ist. Und schön wäre es natürlich auch, wenn das Team lieber beschwingt aus dem Meeting geht als bedrückt. Frage also beim Check-out z. B., worauf sich jeder freut.

Dich interessieren auch die Arbeitsmittel, die Du für eine gute Moderation brauchst? Dazu hat Jenni hier Tipps zusammengestellt. Wie Du Deine Moderation effizient gestaltest, kannst Du hier nachlesen. Dir kommt es vor allem auf die Haltung an? Dann bitte hier entlang.

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