Tipps für Deine Moderation – Teil 1

Arbeitsmaterialien & Co.

Moderation liegt nicht jedem Menschen – aber sie wird immer wichtiger, wenn wir gut zusammenarbeiten und effiziente Meetings abhalten wollen. Jenni gibt 5 x 7 Tipps und Tricks preis, wie es geht. Teil 1: Mit passablen Arbeitsmaterialien fängt es an!

1. Tische, Barrieren, Stuhlreihen weg!

Leider sind viele Meetingräume in Unternehmen nach sehr klassischen Prinzipien konzipiert. Oft steht in der Mitte ein riesiger Tisch, den man nicht verrücken oder ohne weiteres auseinanderbauen und beiseiteschaffen kann. Oder es gibt festgeschraubte Stuhlreihen. Manchmal finde ich Stühle vor, die extrem ausladend sind und Distanz schaffen bzw. viel Platz wegnehmen. Oder die Räume sind für Teammeetings schlichtweg zu klein.

Nimm das nicht so hin und tu es als irrelevant ab! – Insbesondere, da kollaboratives Arbeiten ein wesentliches Merkmal von agilem Arbeiten ist und Meetings und Workshops zum Tagwerk dazugehören. Gerade in Teams, die noch nicht richtig warm miteinander geworden sind, kannst Du einen enormen atmosphärischen Unterschied erreichen, wenn Du zumindest mal dafür sorgst, dass alle im Kreis sitzen und jeder jede, ohne sich verrenken zu müssen, sehen kann.

Im besten Fall kannst Du wenigstens einen der Besprechungsräume annektieren und dauerhaft von seinen Tischen befreien. Das gibt insbesondere in Retrospektiven noch einmal einen zusätzlichen Schub in Sachen flexibles und kollaboratives Arbeiten. Es entstehen Energie, Nähe und Miteinander. Den Teilnehmern wird es leichter gemacht, sich zu beteiligen und Du kannst alle besser im Blick behalten. – Klingt vielleicht esoterisch, aber selbst ich, die ich sonst nicht so empathisch bin, merke einen deutlichen Unterschied in der Zusammenarbeit.

2. Her mit Medien und Materialien, die kollaboratives Arbeiten fördern!

Ich kenne Meetingräume, die eher wie ein Wohnzimmer eingerichtet sind und gar keine Medienausstattung haben. Stiltapeten, Bilder und Lampen an den Wänden verhindern das Aufhängen von Visualisierungen. Dann kenne ich Meetingräume, die maximal einen Bildschirm oder Beamer haben, aber keine Pinnwände, Flip-Charts oder Whiteboards. Und wenn man nach einem Moderationskoffer sucht, dann gibt es noch einen irgendwo eingestaubt in der hintersten Ecke. Öffnet man ihn, schlägt einem das blanke Chaos von Notmitteln entgegen, mit denen man keinen Workshop bestreiten kann.

Stifte sind immer die größte Mangelware. Ich frage mich manchmal, ob die Verantwortlichen glauben, dass es mit der einmaligen Anschaffung eines Moderationskoffers getan sei? Das wäre ja so, als wenn man erwarten würde, dass man nur einmal in seinem Leben Brot und Butter kaufen müsste …

Also bestell rollbare Flip-Chart-Ständer, Pinnwände oder Whiteboards (hier gilt leider: wer billig kauft, ärgert sich den Rest der Zeit). Leg Dir ein Lager mit den Verbrauchsmaterialien an, v. a.:

  • Flip-Chart-Papier (am besten mit nicht so stark sichtbaren Kästchen, und wenn Du bemalte Charts wiederverwenden willst, dann schaff lieber Papier ohne Perforation an)
  • gegebenenfalls Pinnwandpapier und Pinnnadeln
  • stapelweise Moderationskarten oder noch besser die großen Post-Its Super Sticky Notes in DIN A5 und A6
  • viele runde, schwarze Flip-Chart-Marker für die Teilnehmer (oder gegebenenfalls Whiteboardmarker, aber Achtung: Mit den meisten Whiteboardmarkern kann man und sollte man NICHT auf Papier schreiben)
  • Eddings mit Keil-Spitze in den 4 Hauptfarben für Dich (schwarz, blau, grün, rot)
  • Kreppband
  • Timetimer
  • vielleicht unsere “Pioneers Navigator”-Karten zur Unterstützung der Meetingdisziplin
  • gegebenenfalls noch Klebepunkte, aber notfalls kann man auch mit einem Stift punkten

Pioneers Navigator 4

3. Visualisierung sollte man lesen können

Im agilen Kontext haben sich die viel praktischeren, wenn auch farblich schrecklichen, in einem unpraktischen Format gestalteten und total überteuerten Post-Its im Gegensatz zu den klassischen Moderationskarten durchgesetzt. Nun erlebe ich es leider sehr häufig, dass Teams die kleinen Post-Its, die als Notizzettel für den Schreibtisch dienen, in ihren Retrospektiven und anderen Workshops zur Visualisierung nutzen. Vielleicht gerade auch wegen des Preises oder weil die Einkaufsabteilung die DIN A5- und DIN A6-Postits noch nicht in ihrer Liste hat. Und da diese so klein sind, schreibt man darauf mit Kugelschreiber oder mit einem Fineliner. Wenn dann alles an die Wand geklebt ist und das Team wieder in seinem Stuhlkreis (hoffentlich) sitzt, erkennt man vielleicht ein schönes Muster. Aber man kann nichts mehr lesen und damit verfehlt die Visualisierung komplett ihren Zweck. Wir machen das Ganze ja, damit es die Aufmerksamkeit fokussiert, Wiederholungen vermieden werden, Orientierung gibt usw.

Also beiß in den sauren Apfel und investiere in die großen Post-Its Super Sticky Notes (die kleben auch besser) oder nutze die klassischen Moderationskarten, die es in jedem Moderationskoffer gibt.

Was dazu auch noch wichtig zu sagen ist: Wenn Du großer Post-Its habhaft werden konntest, bringen die es nur, wenn Du auch Stifte austeilst, die dick genug schreiben, dass man die Schrift aus der Entfernung lesen kann. Hier haben sich Flip-Chart-Marker mit runder Spitze für die Teilnehmer bewährt. Und dann, bitte, bitte, auch zum Wohle eines lesbaren Fotoprotokolls: Immer nur in schwarz oder dunkelblau schreiben (lassen). Rot und grün sind NUR für Hervorhebungen. Du kannst ja mal versuchen, rote Schrift auf einem rosa Post-It im Fotoprotokoll lesbar zu machen … viel Spaß! Ganz zu schweigen davon, dass es schon im Workshop schwerer zu lesen ist und wieder eher ein chaotisch wirkendes Bild in der Visualisierung erzeugt.

4. Post-Its und Moderationskarten haben extra unterschiedliche Farben, Formen und Größen

Manche Fotoprotokolle, die ich sehe, wirken wie ein buntes, chaotisches Meer aus Papier. Das liegt daran, dass der Moderator den Teilnehmerinnen einfach irgendwelche Post-It-Blöcke gegeben hat, die noch da waren. Der eine schreibt auf rosa, die andere auf gelb und grün, der nächste nutzt große Post-Its, die andere Kollegin kleine usw. Dann wird alles an die Wand gebracht und thematisch sortiert. Damit lässt Du als Moderator aber die strukturierende Möglichkeit von Farben und Formen ungenutzt liegen, ganz abgesehen von dem chaotischen Eindruck für das Auge, das es schwerer hat, sich zurechtzufinden.

Gleiche Farbe und Form bedeuten gleicher Sinnzusammenhang. So erhalten z. B. Stories ein großes Post-It, Tasks werden auf kleinen Post-Its geschrieben, man kann Positivaspekte auf grün, Dankesbekundungen auf gelb und Verbesserungsaspekte auf rosa abfragen. – Auf diese Weise bleibt auch die Herkunft erkennbar, selbst wenn man im nächsten Schritt alles miteinander clustert. Bei der Analyse kann man besser einordnen, wie ein Beitrag gemeint war.

5. Visualisieren hat nichts mit Dekorieren zu tun

Manchmal sehe ich bei Trainern und Moderatoren mega schön gestaltete Flip-Charts: Da wird eine Pyramide für ein Thema angemalt, die steht in einer Wüste, hinten links gibt es eine Oase mit Palmen, im Bildvordergrund kriecht eine kleine Schnecke durch das Bild, die Sonne scheint, blauer Himmel, vorbeifliegende Vögel … merkt Ihr, was hier gerade passiert? Genau! Man ist total begeistert und verloren in der Visualisierung – und schwupps sind fünf Minuten um, in denen man gar nicht zugehört hat.

Ich bin ebenfalls kein Fan von diesen wunderschönen Umrahmungen mit Schatten, bannerartig umrahmten Überschriften und kunstvoll gezeichneten Strichmännchen und Symbolen, die die ganze Gruppe in Bewunderung versetzen, aber ihre Aufmerksamkeit vom Thema des Meetings hin zu „Wie hat sie das nur gemacht?“ oder „Ich wünschte, ich könnte so gerade Linien zeichnen …“ lenken. So hatten wir mal einen neuen Kollegen zu einer Scrum-Master-Schulung geschickt und alles, was er uns anschließend erzählte (mit großer Begeisterung), war, mit welchem Geschick und Sinn für’s Detail der Trainer seine Flip-Charts nach dieser Methode konstruiert und bebildert hat. Obwohl ich viel für Ästhetik übrig habe, empfinde ich diese Form der Visualisierung zumindest in Meetings eher als ablenkend. Und wenn die Gruppe die ganze Zeit damit beschäftigt ist, mich zu bewundern, ist das zwar schön für mein Selbstwertgefühl; es hilft aber der Sache nicht, für die wir zusammensitzen.

Was ich hier sage, steht im Widerspruch zu etwas, was ich an anderer Stelle im Rahmen von Positiver Psychologie sage: „Macht es Euch schön! Schau, wie Du das Wohlbefinden und den sinnlichen Genuss in Deinen Teams steigern kannst!“. Ästhetik ist hierbei natürlich auch ein Thema. Ich habe für diese Ambiguität keine Lösung. Vertrau Deinem Bauchgefühl!

6. Timeboxen bitte nur einsetzen, wo sie hinpassen

Im Agilen hat sich teilweise ein regelrechter Timeboxing-Wahn eingestellt. Da hat man einmal erlebt, für wie viel Disziplin eine Timebox sorgen kann und da setzt man es unreflektiert für alles ein, was es zu diskutieren gibt und teilweise auch noch mit völlig unrealistischen Zeiteinheiten. Das Instrument Timebox und die Dauer der Timebox müssen zum Thema passen, nicht umgekehrt. Wir haben im Team auch eine Zeit lang versucht, alles zu timeboxen. Und da wir immer viel zu besprechen haben, waren die Timeboxen pro Thema entsprechend „ehrgeizig“.

Wir glaubten, wir könnten über die Timeboxen die Disziplin und den Fokus in Diskussionen forcieren und effizienter vorankommen. Mitnichten!

Dieses Vorgehen hat dazu geführt, dass wir uns alle wahnsinnig unter Druck gefühlt haben, jede wollte nur ihren Beitrag loswerden, wir haben aufgehört, uns gegenseitig zuzuhören, es ist schlechte Stimmung entstanden und ganz häufig haben wir die Timeboxen nicht geschafft. Da die Agenda jedes Mal viel zu voll war, wurde das Thema dann vertagt. Beim nächsten Mal fing die Diskussion natürlich wieder von vorne an. Manche Themen haben wir auf diese Weise über mehrere Monate nicht gelöst bekommen.

In Summe war dieses falsch angewendete Timeboxing für uns viel ineffizienter, als wenn wir uns jeweils gleich beim ersten Mal genügend Zeit genommen hätten. Ganz zu schweigen davon, wie es einem am Ende eines solchen Meetings geht, wenn man das Gefühl hat, mit seiner Sicht nicht durchgedrungen zu sein, man wiedermal nichts entschieden hat und in schlechter Stimmung auseinandergeht. Tatsächlich war nicht unbedingt mangelnde Disziplin das Thema in unseren Diskussionen, sondern die Vielfalt der Sichtweisen. Diese unter einen Hut zu bekommen, braucht einfach Zeit. Also schau drauf, ob und welches Problem Du im Team hast, und dann entscheide, ob Timeboxing wirklich die richtige Methodik ist.

Wir haben in Meinungsfindungsprozessen nahezu aufgehört, mit Timeboxen zu arbeiten. Wir haben unsere Agenda massiv entschlackt und in eine priorisierte Reihenfolge gebracht. Und jedes Thema dauert so lange, wie es dauert. Timeboxen funktionieren jedoch gut, wenn es darum geht, uns gegenseitig zu informieren. Das gibt der Inputgeberin eine Orientierung, in welcher Tiefe ihre Informationen benötigt werden.

7. Timeboxen ersetzen keine Moderation

Was wir in der Zeit, in der wir versucht haben, über Timeboxing schneller zu werden, auch noch falsch gemacht haben, ist, dem Irrglauben anzuhängen, ein Timetimer sei ein kleiner Plastik-Moderator – sprich: Es braucht keine Moderation, wenn man eine Timebox hat. So beschränkte sich die Tätigkeit der Moderatorin darauf, das Thema aufzurufen, die von ihr vorgegebene Timebox zu stellen und am Ende dann entweder hart abzubrechen oder den Timetimer einfach noch mal neu zu stellen. Das hat mit Moderation NICHTS zu tun und ist darüber hinaus ein krasses Missverständnis, was eine Timebox leisten kann. Du kommst als Moderator trotzdem nicht drum herum, die Diskussion zu visualisieren, immer wieder zusammenzufassen und die groben Linien herauszuarbeiten; Seitenthemen aufzunehmen, aber zu vertagen, Rückfragen zu stellen und Entscheidungen einzuleiten.

Im zweiten Teil geht es u.a. um die Agenda von Meetings.

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