Tipps für Deine Moderation – Teil 3

Haltung, bitte!

Moderation liegt nicht jedem Menschen – aber sie wird immer wichtiger, wenn wir gut zusammenarbeiten und effiziente Meetings abhalten wollen.  Jenni  gibt 5 x 7 Tipps und Tricks preis, wie es geht. Teil 3: Wie immer im Leben kommt es auch hier auf die Haltung an. 

1. Keine Tricks und Von-hinten-durchs-Knie-ins-Auge-Aktionen. Sei lauter und transparent

Als Psychologiestudenten haben wir früher immer ein wenig skeptisch auf die Pädagogen geschaut. Die Psychologen nahmen für sich in Anspruch, die Welt ganz wertneutral verstehen zu wollen, während die Pädagogen immer „etwas wollten“ und an Menschen mit versteckten Tricks rummanipulierten – so zumindest unser damaliges nicht sehr respektvolles Feindbild. Aber von der Vorgehensweise begegnet mir so etwas ähnliches heute manchmal bei Agile Mastern.

Da stellt man eine Frage extra schwammig, um möglichst viele aus der Runde „abzuhängen“, damit man nicht so viele Antworten bekommt und Zeit verliert. Oder man stellt eine Frage extra sehr spezifisch, auch wenn man schon damit rechnet, dass die Teilnehmer darüber hinaus Antworten zu dem Thema allgemein geben werden. Dadurch will man daran erinnern, was die spezifische Ausprägung dieses Themas ist.

Hör lieber auf damit! Das geht sowieso nach hinten los und ist unredlich. Sei transparent mit dem, was Du willst; gib Kontext und steure dann eher über die richtige Methodik. Wenn Du z. B. die Anzahl der Antworten eingrenzen willst, setz eine Timebox oder gib jedem nur ein Post-It.

2. Mach transparent, was Du mitschreibst

Manchmal beobachte ich, dass die Gruppe diskutiert und die Moderatorin ganz versunken, still und leise für sich auf Post-Its mitschreibt. Das macht jedoch nur Sinn, wenn die Gruppe die Themen dann auch an der Wand hat und nutzen kann. Außerdem muss man sich als Moderatorin immer rückversichern, ob man den Inhalt richtig verstanden und richtig ausgedrückt hat. Auf diese Weise verlangsamen wir die Diskussion ganz bewusst, helfen zu strukturieren und die Anzahl der Beiträge zu reduzieren, die das Gleiche sagen.  

 

3. Die Moderatorin ist idealerweise nicht Teil des Systems bzw. steht sehr am Rande

Meine kleine Geschichte in der ersten Folge dieser Blogreihe über unsere Probleme mit dem Timeboxing und der mangelnden Fähigkeit, Grundsätze in der Zusammenarbeit auf uns selbst anzuwenden, illustriert auch hervorragend, dass man sich nur schwer aus eigenen Ressourcen heraus moderieren kann. Denn wenn man Teil des Systems ist, merkt man zwar, dass etwas falsch läuft, aber man erkennt eventuell nicht, was es ist. Wenn Du also das Gefühl hast, dass es nicht so gut läuft in Deinem Team mit den Meetings, es aber nicht zu fassen bekommst: Tausch doch einfach mal Teams mit Deinen Kollegen. Falls es keine Tauschmöglichkeiten gibt, hast Du vielleicht die Chance, eine Externe dazuzuholen, die außerhalb des Systems steht.

4. Halte Dich inhaltlich raus, bleib neutral, überlass der Gruppe die Bewertung und Lösung

Auch manchmal als Folge davon, dass Moderatorinnen direkt aus dem Team bestimmt werden, erlebe ich es immer wieder, dass sie sich in die Diskussion mit ihrer Meinung einmischen, Aussagen und Vorschläge werten, eigene Aussagen und Bewertungen beisteuern. Vielleicht hast Du als Moderatorin auch mal Wissen, dass Du teilen solltest. Und normalerweise kann man das auch mal machen, gegebenenfalls bezahlst Du dafür aber einen Preis:

Insbesondere wenn Du die Führungskraft bist oder warst, wird der Kulturveränderungsprozess zur Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme durch das Team verlangsamt. Und Du wirst auch selbst merken, dass es ein Rollenbruch ist, mitzudiskutieren. Im schlimmsten Fall erntest Du Passivität, im besten Fall erzeugst Du Widerstand im Team.

Zumindest wirst Du in die Diskussion reingesogen und gerätst gegebenenfalls auch noch in eine Verteidigungsposition, was die Fronten im Team verschärft, weil plötzlich die Moderatorin fehlt, die eigentlich dazwischen vermitteln soll. Im allerblödesten Fall stehst Du plötzlich allein gegen die Teammeinung, wodurch Du Dich als Moderatorin ebenfalls gerade ad absurdum geführt hast (ist mir auch alles schon passiert). Insofern solltest Du etwaige inhaltliche Beteiligung genau abwägen und von vornherein sagen, dass Du Deinen Input nur zur Verfügung stellst, aber das Team entscheidet, ob der Beitrag relevant ist.  

 

5. Stell nur Fragen, bei denen Du mit den Antworten umgehen kannst …

Ein heikles Thema für viele sind Beziehungs- und Emotionsthemen. Kaum jemand ist darin geschult, diese zu erkennen, geschweige denn, damit umzugehen. Lange genug haben wir in menschlichen Silos gearbeitet, und da waren die Animositäten zwischen den Kollegen meistens ziemlich egal.

Nun finden wir uns im Team wieder, und es wird von uns erwartet, wirklich im Team zu arbeiten und dann auch noch selbstorganisiert … Da sind weder die Teams noch die Agile Master daran gewöhnt, geschweige denn mit dem nötigen Handwerkszeug ausgestattet, mit Konflikten und negativen Emotionen umzugehen. Daher meine Empfehlung: Stell am Anfang nur „sichere“ Fragen, bei denen Du die Hoffnung haben kannst, dass emotional halbwegs neutrale oder sogar positive Antworten gegeben werden.  

Fang an, Dich mit Konfliktmediation, Gewaltfreier Kommunikation und Kognitiver Psychologie auseinanderzusetzen, sodass Du – wenn sich die Büchse der Pandora mal öffnet – mit den Folgen umgehen bzw. irgendwann die „Emo-Themen“ bewusst unter dem Teppich hervorholen kannst. – Denn falls es diese gibt, müssen sie irgendwann bearbeitet werden, wenn Du das Team zu einem Hochleistungsteam entwickeln willst.  

Und: Beziehungsklärung immer vor Sachklärung! Falls Du es gleich zu Beginn mit heißen Themen zu tun hast, noch bevor Du die Kompetenz im Umgang damit aufbauen konntest, hol Dir von außen Hilfe! 

 

6. Lass Dich nicht unter Druck setzen: Die Dinge haben eine natürlich benötigte Zeit

Ich bin selten in einer Retro unter 1,5 Stunden fertig geworden. Ich erlebe aber Agile Master, die sich total von dem Frust in den Teams, nicht so viel in Meetings sitzen zu wollen (weil das ja keine Arbeitszeit sei …) unter Druck setzen lassen und die eingestellte Meetingzeit, z. T. im vorauseilenden Gehorsam, immer weiter reduzieren. Retro nur noch eine Stunde, dann nur noch eine halbe Stunde, Refinement wöchentlich nur noch eine halbe Stunde, Daily nur noch zweimal die Woche usw. Das führt jedoch dazu, dass die Meetings immer oberflächlicher werden.

Damit erzeugen sie einen immer geringeren Nutzen und werden dadurch naturgemäß noch stärker hinterfragt. Also schau genau drauf, welches Thema wie viel Zeit kostet, wenn man es richtig machen will (die Timebox muss zum Thema passen und nicht umgekehrt, siehe mein erster Blogbeitrag) – und dann zieh es durch!  – Die Diskussionen müssen eh geführt werden und die Zeit ist nur auf dem Papier gespart, wenn man die Meetings kürzt.

7. Bei emotionaler Kritik an der Methode, höre aktiv zu, anstatt Dich zu rechtfertigen

Falls Du Dich ungerechtfertigten, mit einer gewissen Emotionalität vorgetragenen Angriffen bezüglich Deines Vorgehens ausgesetzt siehst, ist es meist nicht sehr hilfreich, sich zu erklären oder Ratschläge zu erteilen. Damit machst Du nur Fronten auf. Fühl Dich in solchen Situationen in den Kritiker ein. Spiegel ihm, dass Du seine Gefühle und Bedürfnisse wahrnimmst. Z. B. könntest Du ihm folgende Interpretation anbieten: „Du bist ungeduldig. Dir ist es sehr wichtig, das Thema schnell und effizient zu lösen.“ Mach damit so lange weiter, bis seine Emotionen langsam abebben.

Biete an, im Nachgang seine Vorschläge zum Verfahren anzuhören und frag ihn, ob er sich für dieses Mal trotzdem auf Dein Vorgehen einlassen kann. In der Regel bringen Methodendiskussionen in der großen Runde nicht viel und frustrieren das Team eher.

Achtung: Es geht nicht darum, seine Methode um jeden Preis durchzuboxen. Letztendlich geht es um das Ziel, das Du erreichen möchtest. Wenn Du auf die Ebene der Ziele und Bedürfnisse mit Deinem Kritiker kommst erweiterst Du damit enorm den Lösungsraum und ihr werdet bestimmt zu konstruktiven Vereinbarungen und Experimenten gelangen. 

Die weiteren Teile meiner Reihe mit Moderationstipps:

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