Tipps für Deine Moderation – Teil 2

Wie Meetings Euch was bringen!

Moderation liegt nicht jedem Menschen – aber sie wird immer wichtiger, wenn wir gut zusammenarbeiten und effiziente Meetings abhalten wollen. Jenni gibt 5 x 7 Tipps und Tricks preis, wie es geht. Teil 2: Wie Meetings Euch was bringen! (Teil 1)

1. Jedes Meeting wird mit Ziel und Agenda eingeleitet

Gerade im agilen Kontext erlebe ich es immer wieder, wie Agile Master ihre Teams in die Regel-Meetings stolpern lassen. Nach dem Motto: „Haben die schon 100 Mal gemacht, die wissen, wie es geht.“ Und: „Ich fühle mich dabei auch irgendwie doof, denen am Anfang immer wieder das Gleiche zu erzählen.“ Das brauchst Du aber nicht!

Am Anfang noch mal Ziel und Agenda des Meetings aufzuzeigen, erfüllt auch den Zweck, alle noch einmal ankommen zu lassen und einzustimmen. Am besten auf einem während des Meetings durchgehend sichtbaren Medium visualisiert. Es fokussiert im Folgenden die Aufmerksamkeit. Und gibt Dir das Recht, bestimmte Diskussionen zu vertagen – im Sinne des Ziels und der Agenda. Darüber hinaus kannst Du Dich selbst immer noch mal an der Agenda entlanghangeln.

 

2. Trenne die Phasen sauber voneinander

Mir fällt in Meetings immer wieder auf, wie die Diskussion von Thema zu Thema hüpft und zumindest mir zunehmend die Orientierung fehlt, worum es eigentlich gerade geht. Teilweise bleibt unklar, ob etwas beschlossen wurden und was. Ich kann nur dazu ermuntern, sich im Vorwege zu überlegen, wie der Diskussionsprozess im Hinblick auf das Meetingziel am besten gestaltet werden kann (so er nicht durch eine bewährte Standardagenda schon feststeht) und diese diszipliniert Schritt für Schritt durchzugehen. Das bedeutet auch, Beiträge bei Bedarf auf einen späteren Agendapunkt zu vertagen (hier kann man z. B. mit einem Themenspeicher Entlastung schaffen).

Die wichtigste Trennung in der Retrospektive und anderen Arten von Workshops, ist die Trennung zwischen sammeln, grob verstehen (Beiträge nur KURZ erklären lassen), gruppieren, priorisieren und dann erst in die Diskussion gehen. Und bei der Diskussion empfehle ich, ganz klar zu trennen zwischen Verstehen und Meinungen austauschen auf der einen Seite und Maßnahmen ableiten auf der anderen Seite.

Du wirst sehen, wie viel Effizienz und Klarheit dieses Vorgehen in die Meetings bringt und das Team wird sich nach und nach an diese Disziplin gewöhnen und sie von selbst an den Tag legen.

3. Weniger ist mehr

Was ich auch manchmal beobachte, ist den Ehrgeiz, alle gesammelten Themen besprechen zu wollen – was ein unmögliches Unterfangen werden kann, wenn mehrere Themen gesammelt wurden, aber nur 1,5 Stunden zur Verfügung stehen. Ich empfehle Dir, lieber mit dem Team eine absolute priorisierte Reihenfolge aufzustellen und mit dem wichtigsten Thema anzufangen, dieses ausreichend zu analysieren und Maßnahmen abzuleiten. Lieber ein Thema richtig bearbeiten und Maßnahmen ableiten, als alles anreißen und keine Entscheidung treffen.

Nur wenn dann noch genügend Zeit ist, ein weiteres Thema intensiv bearbeiten zu können, solltest Du dies tun. Sonst kann man auch mal früher Schluss machen.

teambesprechung

4. Erst einen Aspekt zu Ende diskutieren, bevor Du das nächste Fass aufmachst

Selbst wenn man es geschafft hat, die Phasen voneinander zu trennen, treten ja trotzdem in der Analysephase in der Regel nochmal Teilaspekte des Oberthemas auf. Dabei stelle ich immer wieder fest, dass die Teams nicht miteinander diskutieren; jeder bringt nur seine eigenen Aspekte ein, ohne Bezug auf die Vorredner zu nehmen. Wenn Du das als Moderatorin zulässt, fehlt am Ende die Klarheit, wie das Team als Ganzes über die jeweiligen Teilaspekte denkt. Man ist nicht in der Lage, Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen abzuleiten.

Hier gilt: Ein Teilaspekt zu einer Zeit! Falls in der Diskussion schon weitere Aspekte genannt werden, kannst Du diese schon mal in einen Themenspeicher schreiben, damit sie nicht vergessen werden und der Inputgeber den Gedanken erstmal wieder loslassen und sich auf das Hier und Jetzt konzentrieren kann. Dann gehst Du zurück zum aktuellen Teilaspekt und stellst die Rückfrage, was die anderen dazu denken. Hierbei hilft die Visualisierung der Hauptaussagen.

Spätestens wenn die Diskussion anfängt, sich im Kreis zu drehen (was eigentlich kaum geschehen sollte, wenn Du die Aussagen visualisierst), aber auf jeden Fall, wenn Du das Gefühl bekommst, dass alles dazu gesagt ist, solltest Du nochmal zusammenfassen und rückfragen, ob Du das richtig verstanden hast und ob noch etwas fehlt. Erst dann wende Dich dem nächsten Teilaspekt zu.

Am Ende ist es dann in der Regel ganz leicht, die richtigen Maßnahmen zu identifizieren.

5. Vereinbarungen sind o. k., Maßnahmen sind besser

Insbesondere in Retrospektiven muss am Ende geschaut werden, was man nun mit dem Salat anfängt. Und dafür öffnet man dann als Moderator ein frisches Flip-Chart und schreibt die nächsten Schritte mit, die das Team unternehmen will.

Aber Vorsicht! Hier werden häufig Äpfel mit Birnen vermengt. Da steht dann z. B. auf dem Flip-Chart, dass man ein Team-Event organisieren möchte – zusammen mit der Willensbekundung, dass man netter miteinander umgehen möchte. Ersteres ist eine konkrete Maßnahme, für die man Verantwortliche benennen und Fristen vereinbaren kann (und sollte). Letzteres ist eher eine Vereinbarung.

Hier müssen mehrere Dinge berücksichtigt werden:

Erstens: Maßnahmen haben einen klaren Endpunkt und können abgehakt werden, wenn sie umgesetzt wurden. Vereinbarungen sind überdauernder Natur und können nie so richtig auf „Done“ gesetzt werden. Daher habe ich in der Regel zwei verschiedene Charts dabei: Ein Chart für den Maßnahmenplan, das man irgendwann vernichten kann, wenn die Maßnahmen umgesetzt sind (hier eignen sich alternativ auch hervorragend Post-Its). Und ein Chart, das ich gegebenenfalls schon in vorherigen Retros angefangen habe – mit den überdauernden Vereinbarungen, die wir dann fortschreiben können. Beides hängt anschließend (wieder) im Teamraum aus.

Zweitens sollte bei den Vereinbarungen geschaut werden, ob man ein paar konkrete Maßnahmen dazu ableiten kann, um ihnen mehr Nachhaltigkeit zu geben. Wenn das Team also sagt, es möchte gerne darauf achten, netter miteinander umzugehen, dann schreibst Du das zwar auf das Vereinbarungs-Chart, aber Du solltest auch fragen, wie das Team das anstellen will. Und da fallen dann hoffentlich noch ein paar Maßnahmen für das Maßnahmen-Chart bei ab.

6. Halte Vereinbarungen nach

Nach und nach summieren sich die Dinge, die in Teams vereinbart werden. Dein Job ist es, diese Vereinbarungen nachzuhalten. Ein Weg, der sich für mich bewährt hat, ist, die Vereinbarungen zu trennen in Themen, die nur für ein bestimmtes Meeting relevant sind und allgemeine Vereinbarungen. Diese habe ich dann jeweils getrennt auf Flip-Charts gebracht und ebenfalls zu Beginn des Meetings aufgehängt und bin sie noch mal durchgegangen. Die allgemeinen Themen habe ich wiederum zu allen Meetings dabeigehabt.

Experimente wagen

7. Schlage vor, ein Experiment statt einer Maßnahme zu machen

Manchmal streiten sich die Geister, ob man eine bestimmte Maßnahme umsetzen sollte oder nicht; ob sie einen Nutzen erzeugt oder nur zusätzlicher Ballast sein wird usw. Hier handelt es sich offenbar um eine komplexe Fragestellung, bei der man nicht vorhersehen kann, wie sich die Umsetzung des Vorschlags auswirken wird. Da es vertane Liebesmüh ist, sich weiter im Kreis zu drehen, schlag dem Team vor, die Maßnahme als Experiment umzusetzen. D. h. das Team setzt sie mit allen Konsequenzen um und in einem angemessenen Zeitraum wird die Retrospektive dazu genutzt zu reflektieren, ob das Experiment den erwarteten Nutzen erbracht hat, weiterentwickelt oder wieder abgeschafft werden muss. Vereinbare gleich, welcher der kommenden Retrospektiv-Termine genutzt werden soll und trag ihn Dir in den Kalender ein. Mit der Haltung, bei komplexen Fragestellungen in Experimenten statt in fixen Maßnahmen zu denken, förderst Du zudem eine gewisse Lockerheit und Offenheit, die wir im komplexen Kontext auch für unser sonstiges Geschäft benötigen.

Im dritten Teil (dieser erscheint am 29.07.2020) geht es dann um das Thema Haltung in Meetings.

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