Wie ihre agile Haltung die Mitarbeitenden von Mr. Spex und mobile.de sie durch die Krise brachten und was sie dabei gelernt haben – all das erfährst Du in unserem zweiten Beitrag zum Thema Agile Haltung.
„Wer sich nicht in Gefahr begibt, kommt in ihr um.“ Ernst Bloch
Das vergangene Jahr hat die Gesellschaft und unsere Solidarität auf die Probe gestellt. Auch in 2021 ist weiterhin unser Durchhaltevermögen gefragt. Wie im Brennglas wird sichtbar, welchen Beitrag jede:r Einzelne mit ihrem:seinem Verhalten dazu leistet, wie wir als Gemeinschaft die Krise bewältigen und was nach der Krise übrigbleibt.
Im Anblick der zahlreichen Herausforderungen bietet eine Krise jedoch für viele Menschen die Chance, tiefgreifende Veränderungen voranzutreiben und zu begleiten: „Der größte Hebel für Veränderungen ist, wenn Menschen mit dem Rücken gegen die Wand stehen.“ Mit diesen Worten erzählte uns Maren Kroll, Chief Human Resources Officer bei Europas führendem Omnichannel-Optiker Mr. Spex, auf der Agile HR Conference 2020, wie die Menschen bei Mr. Spex die Herausforderungen der Corona-Krise meisterten.
Die Krise als Chance zur Veränderung begreifen – dass die Menschen bei Mr. Spex dazu in der Lage waren, ist in Marens Augen klar der gelebten agilen Werteorientierung bei Mr. Spex geschuldet.
Krisenstab bei Mr. Spex
Um diese handlungsleitenden Werte bei Mr. Spex auch in besonders herausfordernden Zeiten weiter zu leben, wurde frühzeitig ein „Mr. Spex Krisenstab“ gebildet. Ziel des Krisenstabs ist, die bei Mr. Spex typische transparente und schnelle Unternehmenskommunikation in Krisenzeiten aufrechtzuerhalten.
Und: nicht in der Schockstarre zu verharren und zügig in den proaktiven Modus zurückzukehren. Dazu wurden zügig verschiedenste Maßnahmen ergriffen.
Im Mittelpunkt stand dabei das sorgfältige Abwägen zwischen den Bedürfnissen der Kund*innen und den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen: Im Zuge einer unternehmensinternen Umfrage kristallisierte sich heraus, dass viele Mitarbeitenden sich dabei unwohl fühlten, ihre Arbeit in den Stores, sozusagen “an vorderster Front”, weiter auszuführen.
Gleichzeitig tragen Optiker*innen eine Verantwortung für ihre Kund*innen.
Um die Bedürfnisse aller Seiten anzuerkennen wurde innerhalb kurzer Zeit entschieden, in den Stores auf Notfallversorgung umzuschalten. Für die Mitarbeiter*innen im Kundenservice wurde innerhalb einer Woche Homeoffice ermöglicht.
Mit den Führungskräften im Dialog
Ergänzend wurde ein intensiver Dialog mit den Führungskräften gesucht. Diesen wurden in Trainingsmethoden mit an die Hand gegeben, in ihren Teams gezielt Vertrauen und Stabilität auch in einer sehr unsicheren Umwelt zu schaffen. Ungemein wichtig ist es dabei, Erfolge mehr denn je zu feiern, teilte Maren mit ihren Zuhörenden.
Dadurch kann auch in herausfordernden Zeiten eine gemeinsame Perspektive geteilt werden.
Expansion trotz Krise
Und wo steht Mr. Spex jetzt? Durch das proaktive, transparente und gemeinsam verantwortete Vorgehen gelang es Mr. Spex trotz Krise zu expandieren. Dabei konnte eine starke Produktivitäts- und Effizienzsteigerung festgestellt werden.
Auch die Mitarbeiter*innenzufriedenheit ist stark gestiegen. Dazu beigetragen hat unter anderem die Arbeitszeitregelung für Mitarbeiter*innen mit Kindern: Bei Mitarbeiter*innen mit Kindern, welche in der Krise keine Betreuungsmöglichkeiten wahrnehmen können, hat Mr. Spex 50 Prozent der Kosten für die Ausfallzeit übernommen.
Aus der Krise gewachsen ist außerdem eine neue, flexiblere Homeoffice-Regelung: Mitarbeitende können zukünftig entscheiden, ob sie primär zu Hause oder im Büro arbeiten möchten. Eine regulierte Mindestbürozeit von 20 Prozent gewährleistet dabei, dass die Kultur und die sozialen Interaktionen dennoch erhalten bleiben. Für Mitarbeitende im Homeoffice werden die für einen ergonomischen Arbeitsplatz notwendigen Tische, Stühle et cetera bereitgestellt. In den Büros sind Umbauten erfolgt, die den neuen Umständen gerecht werden. Zum Beispiel wurden mehr Räume für virtuelle Konferenzen eingerichtet und Maßnahmen zur Einhaltung von Hygieneanforderungen ergriffen.
„Die Krise als Chance zur Veränderung zu begreifen“ so fasste Maren ihre Key-Message im Umgang mit Krisen wie der Corona-Krise zusammen. Vlore Krug wählte in ihrem Vortrag zwar andere Worte, vermittelte im Kern jedoch eine ähnliche Botschaft: „Aus der Not eine Tugend“ machen, so beschreibt sie ihren Ansatz, um mit den Herausforderungen, welche die Krise an sie stellte, umzugehen.
Aus der Not eine Tugend machen – bei mobile.de
Als Head of Organizational Development Product & Tech bei mobile.de GmbH wurde auch Vlore Krug durch die Krise ins kalte Wasser geworfen. Wurden agile Coaches zuvor immer extern gebucht, wurde das Agile Coaches Budget zu Beginn der der Krise auf Null gesetzt. Somit stand Vlore vor der Aufgabe, Agilität bei mobile.de mit einem Budget von 0 Euro voranzutreiben.
Und was tat sie, als sie, um es mit den Worten von Maren zu sagen „mit den Rücken zur Wand stand?“ Sie machte aus der Not eine Tugend und zwar mit Marie Kondo als Vorbild. Vlore lies die Königin des Minimalismus in das Herz des Agile Coaches einfließen und fragte sich:
- Welche der agilen Tasks, die im Unternehmen bisher gibt, bringen wirklich einen Mehrwert?
- Auf was können wir verzichten, was wollen wir beibehalten oder reorganisieren?
- Wie kann die Ressourcenverknappung als Challenge gemeistert werden?
Erkenntnisse aus der Krise
Hier sind sechs Erkenntnisse, die Vlore mit uns teilte:
1. „Facilitation ist nicht gleich Facilitation“
Viele Coaching-Tätigkeiten können kostengünstiger intern abgebildet werden. Denn nicht immer muss man „den Porsche auf den Fahrradweg losschicken,“ zog Vlore als Vergleich heran.
Viele Leistungen können durch Unternehmensangehörige, welche Kultur, Prozesse und Strukturen im Unternehmen kennen, sogar besser erbracht werden. Das soll nicht heißen, dass es nicht auch sinnvoll sein kann, extern Leistungen einzukaufen.
Wichtig ist, betonte Vlore, dass man sich genau darüber im Klaren ist, ob ein externer Coach tatsächlich einen Mehrwert liefert.
2. „Mandat und Train the Trainer“
Es ging darum, Kapazitäten innerhalb der Organisation zu mobilisieren. So wurde eine agile Facilitator Guilde gegründet und klar in die Organisation kommuniziert: Jede Hilfe ist erwünscht!
Die Guilde ist für alle Personen offen, die sich zutrauen, ins kalte Wasser zu springen. Und es stellte sich zur Überraschung aller heraus: In der Organisation gibt es bereits eine ganze Menge, bisher unbekanntes passives Wissen zum Thema. Nun galt es, das Wissen zu aktivieren. Die Entwicklung von „Train the Trainer“-Formaten ermöglichte kurzfristig die Vertiefung von Facilitation-Kompetenzen in der agilen Guilde.
Diese Initiative hatte zahlreiche positive Effekte zur Folge.
Unter anderem wuchs ein Selbstbewusstsein, dass die Krise mit der vereinten Kraft aus den eigenen Reihen überwunden werden kann. Für Vlore jedoch noch nicht zufriedenstellend beantwortet ist die Frage, wie man den Beteiligten die Wertschätzung für das große Engagement und den Wertbeitrag für das Unternehmen zeigen möchte.
Ist eine extrinsische Belohnung überhaupt sinnvoll?
Oder korrumpiert man möglicherweise durch diese sogar die vorhandene intrinsische Motivation?
3. „Coaching transparent machen“
In einem nächsten Schritt wurde die agile Guilde mittels eines Trello-Boards mit maximaler Transparenz organisiert. Anfragen an Leistungen können auf das Board eingestellt werden. In einem Weekly können die Mitglieder der agilen Guilde die Tickets selbst pullen. Über Kanäle wie Slack, Mail und den internen Blog wurde in die Organisation gestreut, wie agile Leistungen gebucht werden konnten. Das niedrigschwellige und transparente Vorgehen führte dazu, dass auch Bereiche, die mit agilen Themen bisher kaum in Kontakt gekommen waren, Anfragen stellten.
Im Rahmen der Facilitation kann jeder interne agile Coach selbst entscheiden, welche Methoden er*sie anwendet. Im Nachgang an jede Veranstaltung haben Teilnehmende dann die Möglichkeit, die Veranstaltung anonym zu evaluieren. Hierzu werden digitale Fragebögen eingesetzt. Im Weekly der agilen Facilitator Guilde wird dann gemeinsam über die Evaluationsbögen gesprochen. Was kam gut an, was kam weniger gut an? Was kann man*frau von den Kolleg*innen lernen? Diese offene Lernkultur ermöglicht, sich gemeinsam weiterzuentwickeln.
4. „Tools mit Methode“
Das virtuelle Setup stellt erfahrene und unerfahrene Coaches vor neue Herausforderungen – aber auch vor neue Möglichkeiten. So gibt es mittlerweile zahlreiche Tools auf dem Markt (etwa TeamRetro, Miro, Mural), bei denen vorgebaute Templates Inspiration und Anleitung für die Gestaltung von Teamsitzungen jeder Art geben. Diese helfen nicht nur unerfahrenen Coaches bei der Moderation ihrer Veranstaltungen, sondern bringen auch erfahrenen Coaches eine hohe Effizienz und neue Ideen.
5. „Der Mannschaft eine Stimme geben“
Eine Herausforderung, die im virtuellen Setup zweifelsohne besteht, ist die Abbildung des “Flurfunks”. Wie können informelle Gespräche, Meinungen und Stimmungen aufgefangen werden, um “der Mannschaft eine Stimme zu geben”? Bei mobile.de werden niedrigschwellige Polls wie Team Health Checks oder Pulse Checks dazu eingesetzt, alle miteinzubeziehen. Deren Ergebnisse können als Basis für Entscheidungen im Unternehmen herangezogen werden. Die Verwertung der Umfrageergebnisse vermittelt ein Gefühl von Selbstwirksamkeit, von „meine Stimme zählt“ und verhindert eine „Survey-Müdigkeit“.
Wichtig hierbei ist die transparente Offenlegung der Antworten, auch, wenn diese mal unbequem sind oder auf einen schmerzhaften Punkt drücken.
6. „Persönliches Coaching“
Als sechstes und letztes Learning sprach Vlore über das Thema “Persönliches Coaching”. Dieses wird bei mobile.de bewusst vom agilen Coaching getrennt. Während der Krise wurde für Mitarbeiter*innen die Möglichkeit geschaffen, ein persönliches Coaching bei einem externen Coach wahrzunehmen. Die Buchung erfolgt unkompliziert über ein Online-Tool. Das persönliche Coaching nach außen zu verlagern, sieht Vlore als klare Empfehlung. Auch die Tatsache, dass sich das Angebot großer Beliebtheit erfreute, bestätigt diese Wahrnehmung.
“Agiler Minimalismus” – dieser Challenge stellte sich Vlore in den vergangenen Monaten erfolgreich. Sie hat damit, wie sie selbst es ausdrückt, “die Not zur Tugend gemacht” und uns allen ein Beispiel dafür gegeben, wie sich selbst aus einer bitteren Zitrone Limonade machen lässt.
Wenn Du mehr zum Thema Agile Haltung erfahren möchtest, findest Du im ersten Teil dieses Blogartikels weitere Impulse.