Backstage bei der #AHRC2020

Ein Blick hinter die Kulissen

Die neunte Agile HR Conference war zugleich die erste digitale: Das war für alle Beteiligten mehr als aufregend! Gordon nimmt Euch mit in die Vorbereitung und backstage.

Wir sind live in 3, 2, 1 … und Action! Der Countdown steht auf null, die Musik setzt ein, Nebel steigt auf und das Intro zur 9. Agile HR Conference startet. Gefolgt von André, der die Bühne betritt und die Teilnehmenden vor den Bildschirmen begrüßt. Es ist der erste Moment, bei dem uns ein kleiner Stein vom Herzen fällt. Der zweite sollte mit dem Abschluss von Tag 2 fallen!

Wie geht Konferenz digital?

Aber beginnen wir vorne: Es sind noch gut 24 Stunden bis zur Eröffnung. Bereits am Vortag der Konferenz macht sich bei uns Vorfreude, aber auch gleichzeitig Anspannung und Respekt vor dem großen Finale unseres Projekts „Agile HR Conference goes digital“ breit. Schon in der Vorbereitungsphase war uns klar geworden, dass diesmal alles anders werden wird. Anders, auch weil eine analoge Konferenz, die digital übertragen wird, weitaus mehr Vorbereitung und Planung erfordert als eine reine Präsenzveranstaltung. So stellten wir uns im Vorfeld Fragen wie bspw. „Wie fühlen sich eigentlich die Impulsgebenden, wenn sie in einem leeren Raum stehen, kaum Resonanz vom Publikum erhalten und lediglich in eine Kamera sprechen?“ oder „Wie wirkt eigentlich das Bild in der Kamera, wenn Moderierende und Impulsgebende mit 1,5 m Abstand auf der Bühne stehen?“. Fragen, auf die wir zunächst selbst keine Antworten hatten. 😉

Proben im Nebel

Seit Wochen und Monaten haben wir also alles minutiös geplant und vorbereitet. Jetzt sollte sich bei den Proben zeigen, ob das Ganze auch in der Praxis funktioniert. Es ist für uns alle ein recht intensiver und langer Tag in den BALLONI-Hallen Köln. Aufbau, Proben, Proben und nochmal Proben dominieren den Tag. Wer steht wo? Was kommt wann? Haben wir bei der Moderation an alles gedacht? Und halten wir den Zeitplan? Dank unserer langjährigen Zusammenarbeit mit der Location wissen wir, dass wir uns  im Hinblick auf die „Versorgung drumherum“ blind verlassen können. Das schafft uns natürlich den nötigen Freiraum, um die Technik auf unseren insgesamt vier Bühnen umfassend zu testen. Läuft der Stream sauber? Und macht überhaupt die Internetleitung mit? Auch das ein großes Thema, welches wir im Vorfeld ausgiebig diskutierten. Es gibt schließlich nichts Schlimmeres als ein hakender Stream und dadurch enttäuschte Teilnehmende. Mit einer verstärkten Leitung und einer Backup-Lösung für den Notfall sollten wir gut aufgestellt sein. Gut aufgestellt sind wir auch durch die Proben und somit bereit für zwei aufregende Tage Agile HR Conference!

T-5 Minuten bis zum Auftakt!

Der Countdown ist on air, die Zuschauerzahlen in Hopin steigen und in der Halle sind bereits die ersten Speakerinnen und Speaker eingetroffen. Selbstverständlich coronakonform und auf Distanz platziert. Apropos Corona: Wir hatten einen Pionier in der Planung mit dabei, der sich im Vorfeld, aber auch vor Ort ausschließlich um das Thema Hygiene und das damit zusammenhängende Konzept gekümmert hat. Dazu gehörte, dass wir nur die Personen vor Ort dabeigehabt haben, die wirklich notwendig waren, um die Konferenz erfolgreich durchzuführen. Das betraf auch einen Teil unserer Pioniere, der uns in den Sessions von zu Hause und aus unserer Büro-Oase mit unterstützt hat.

Jetzt gibt es kein Zurück mehr!

In der Halle ist es plötzlich ziemlich ruhig. Die Ruhe vor dem Sturm? Jetzt geht es endlich los! In der Regie höre ich nur „Go“. Das ist der Augenblick als André die Bühne betritt und zahlreiche positive Kommentare den Event-Chat auf Hopin dominieren. Gänsehautmoment!

Doch das ist erst der Anfang: Parallel starten wir die Streams der anderen Bühnen und gehen in die ersten Vortragsslots. Einen großen Teil unseres Programms machen unsere interaktiven Sessions aus, bei denen unsere Teilnehmenden sich untereinander sehen und interagieren können. Für alle Impulsgebenden und Pioniere vor Ort haben wir in der Halle sogenannte Dolmetscherkabinen aufgestellt, in denen man in Ruhe seine Session abhalten oder partizipieren kann.

So sah es hinter den Kulissen aus

Vor jedem Vortrag hatten wir kurze Technikpausen, die wir dazu genutzt haben, kurze Umbauten vorzunehmen und letzte Absprachen mit den Impulsgebenden zu treffen. Hier sehen wir Lennart Keil von der SAP (links) und Jannis Triebkorn, unseren Regisseur (rechts).

Einen Vortrag zu halten, in einem leeren Raum, ohne Resonanz: sicherlich eine neue und ungewohnte Situation. Schließlich war jede unserer Bühnen mit 2-3 Kameras ausgestattet. Doch in welche Kamera schaue ich eigentlich, wenn ich auf der Bühne stehe? Leicht zu orientieren: in die Kamera mit dem Smiley! 🙂

Noch viel mehr Technik mit an Board als sonst: Hier ein Einblick in die Regie von unserer Hauptbühne.

Bühne 4: Neben unseren zahlreichen Vorträgen und Talks, die aus Köln live ins Netz übertragen wurden, gab es auch einige Impulsgebende, die leider nicht anreisen konnten. Diese Personen haben wir zugeschaltet und mithilfe eines etwas kleineren Settings anmoderiert.

Alle Impulsgebenden, die in Köln mit dabei waren, hatten die Gelegenheit, sich untereinander zu vernetzen, die Vorträge live anzuschauen und sich im Rahmen unseres Hygienekonzepts zwischen den Bühnen zu bewegen.

Im Vergleich zu den Vorjahren, in denen wir bereits mehrere Konferenzen in Präsenz veranstaltet haben, wirkte die Halle diesmal doch ziemlich leer und ruhig. Für unsere Live-Produktion jedoch gute Voraussetzungen! Hier ein Blick vom Technikbalkon der Halle.

Immer mit dabei: Marie Mauer von Cegeka hat uns an beiden Tagen begleitet und die Konferenz in Form von zwei großartigen Sketchnotes zusammengefasst. Herzlichen Dank nochmal, Marie!

Im oberen Bereich der Halle befand sich unsere Bühne 3. Dort fanden im Wechsel sowohl unsere Vorträge (hier: Phillip Struck von brandung) als auch unsere Talks mit Dr. Frank Berzbach und Dorothea Starke statt. Auch hier selbstverständlich mit eigener Regie.

Wie das Ganze dann vor und hinter der Kamera final aussah, haben wir Dir in knapp zwei Minuten in einem kleinen Recap zusammengeschnitten. Schau Dir hier gerne das Video zur Agile HR Conference 2020 an.

Rückblickend sind wir sehr froh, die Konferenz in dieser Form durchgeführt zu haben. Wir haben eine Menge gelernt und uns auf ein für uns alle neues Terrain begeben – und das in einer Zeit, in der niemand weiß, was morgen sein wird. Wir freuen uns auf 2021!

Schreibe einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Pflichtfelder sind mit * markiert.

Formular zurücksetzenBeitragskommentare