Open Space

Das Open Space Format ist eine strukturierende und durchführende Methode für Konferenzen oder Tagungen. Im Gegensatz zum traditionellen Vortragsmodell, bei dem Inhalte frontal und monologisch präsentiert werden, werden die Teilnehmenden selbst zu Vortragenden. Dadurch verwandeln sie sich von passiven Zuhörern in aktive Teilnehmer, die ihre Erfahrungen teilen, Fragen stellen, Herausforderungen ansprechen und um Unterstützung bitten können. Die Teilnehmer organisieren und planen die Diskussionsthemen selbstständig und haben die Freiheit, an den Themensitzungen teilzunehmen, die sie interessieren. Ursprünglich wurde die Methode von Harrison Owen entwickelt.

Bei der Open Space Methode sind vier Prinzipien zu beachten:

  1. Diejenigen, die da sind, sind die Richtigen. Da alle Teilnehmenden freiwillig an einer Themensession teilnehmen, ist dies die Prämisse. In diesem Sinne liegt der Fokus darauf, das Interesse und das Wissen der Anwesenden optimal zu nutzen. Das Prinzip legt auch die Verantwortung für unser eigenes Handeln direkt auf unsere Schultern.
  2. Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte. Der Fokus der Open Space Formates liegt auf dem Austausch der Teilnehmenden. Alles was hätte sein können, ist sekundär.
  3. Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Es gibt einen Zeitplan aber es kann auch immer wieder zu Verzögerungen kommen. Wichtig ist der Zeitpunkt, an dem die Gruppe eine so hohe Energie hat, dass sie gemeinsam arbeiten kann. Dadurch kann eine Session sowohl früher enden als auch länger dauern als es geplant war.
  4. Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei.

Im Open Space Format gibt es neben den vier Prinzipien auch das Gesetz der zwei Füße. Dieses Gesetz verdeutlicht einen wichtigen Aspekt der Selbstverantwortung der Teilnehmenden. Es wird ausdrücklich begrüßt, dass eine Person eine Themensession verlässt, wenn sie nichts mehr für sich mitnehmen kann oder nichts mehr zum Thema beitragen kann.

Dieses Verhalten wird in den Begriffen „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ ausgedrückt. „Hummeln“ fliegen von Session zu Session und teilen ihr Wissen und ihre Erkenntnisse, die sie durch die vorherige Teilnahme an anderen Diskussionen gesammelt haben. Dadurch tragen sie zur Vernetzung der Inhalte bei. „Schmetterlinge“ hingegen lassen sich an ruhigen Orten nieder und fördern den Austausch zu bestimmten Themen. Neben den „Hummeln“ und „Schmetterlingen“ gibt es auch die sogenannten „Elefanten“, die eine Arbeitsgruppe initiieren und während des gesamten Prozesses aktive Mitglieder dieser Gruppe bleiben.

Ablauf eines Open Space

Organisatorischer Ablauf vor dem Open Space:

  1. Raum/Zeit schaffen: Geeignete Räumlichkeiten und Infrastruktur organisieren. Hierbei sollten ein großer Plenumsraum mit Möglichkeiten für Gruppenarbeiten, Hinweiß- und Namensschilder, organisatorische Schaltzentralen, Flipcharts und ähnliches organisiert werden.
  2. Festlegung des Themas: Welches Thema soll besprochen werden? Zielgruppenplanung: Wer soll teilnehmen?
  3. Ankündigung der Veranstaltung mit Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer und inhaltlicher Rahmung​

Ablauf während des Open Space:

  1. Warm Up: Teilnehmende sitzen zusammen und stellen sich selbst vor. Die Moderation stellt die Methode und den Ablauf des Open Space vor.
  2. Anliegensammlung: Jede Person, die ein Anliegen einbringen möchte, verschriftlicht dieses auf ein Blatt Papier und stellt das Thema kurz in der Gruppe vor. Danach bringen die Vorstellenden die Anliegen an die Anliegenwand. Die Anliegend dient als Stundenplan, der festlegt, wann und wo ein Anliegen bearbeitet wird. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt bis alle Themen formuliert sind.
  3. Marktplatz: Die Teilnehmenden verschaffen sich einen Überblick über die Themen und überlegen, wo sie gerne teilnehmen wollen. Danach tragen sie ihre Namen auf die Anliegekarten ein. Falls es zu zeitlichen Überschneidungen kommt  „Verhandeln“: Können mehrere Themen zusammengefasst werden? Können die Workshops neu strukturiert werden?
  4. Gruppenarbeitsphase (ca. 1h pro Phase)​: Die Menge der Gruppenarbeitsphasen richtet sich nach der Menge der Anliegen, die gesammelt wurden und danach, wie viele Gruppen parallel arbeiten. Die Anliegend werden in Arbeitsräumen autonom ohne externe Moderation bearbeitet. Ergebnisse werden auf Dokumentationsbögen festgehalten und an einer Wand angebracht, damit sie sichtbar für Alle sind.
  5. Sharing (20 – 45 min)​: Nach Beendigung aller Gruppenarbeitsphasen ​versammeln sich alle Teilnehmenden an der Dokumentationswand, um die Ergebnisse aller Arbeitsgruppen einzusehen​. Ergänzung von Anmerkungen & Vorschlägen bei Bedarf auf „Ergänzungsblättern“.

  6. Maßnahmenplanung: Gewährleistung des Transfers der gewonnenen Erkenntnisse in den Arbeitsalltag -> Gründung von konkreten Initiativen​. Alle Personen sammeln sich in einem Kreis.​ Jede Person, die eine konkrete Initiative zur praktischen Umsetzung gesammelter Ideen auf den Weg bringen möchte, schreibt das Thema des Vorhabens auf ein in der Kreismitte vorbereitetes Blatt Papier und stellt seine/ihr Vorhaben kurz vor. Jede/r Initiativgründer/in stellt sich an eine vorab vorbereitete Flipchart  die anderen Anwesenden können sich zu denjenigen Intiativgründenden gesellen, die sie gerne bei der Arbeit unterstützen würden. ​ Verabredung möglichst konkreter Pläne zum weiteren Vorgehen: z.B. wann und wo könnte das nächste Gruppentreffen stattfinden?​ Die Gruppenmitglieder, die geplanten Schritte und eine Hauptkontaktperson jeder Initiative werden auf an den Flipcharts angebrachten „Vorhabenblättern“ notiert.

Abschluss des Open Space:

  1. Offene Abschlussrunde im Kreis -> Jede/r der/die etwas beizutragen hat (Lob, Kritik, Anmerkungen…) ist herzlich eingeladen.​
  2. Verabschiedung durch die Moderation​.
  3. Dokumentation & Digitalisierung der Teilergebnisse (Anliegen-, Ergänzungs- und Vorhabenblätter) durch die Moderation. ​

Quelle:

Owen, H. (1993). Open space technology. A User’s Guide. Berrett-Koehler Verlag.

t 2 Informatik: Open Space. Verfügbar unter: https://t2informatik.de/wissen-kompakt/open-space/


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