Open Space

Das Open Space Format ist eine Methode, um Konferenzen oder Tagungen zu strukturieren und durchzuführen. Im Gegensatz zum klassischen Vortragsmuster, bei dem Inhalte frontal und monologisch präsentiert werden, werden die Teilnehmenden selbst zu Vortragenden. So werden aus Teilnehmenden aktive Teilgebende, die Erfahrungen teilen und Fragen stellen Herausforderungen thematisieren oder um Unterstützung bitten. Die Teilgebenden planen die zu besprechenden Themen selbstorganisiert und entscheiden frei, an welcher Themensession sie teilnehmen wollen.

Die Idee des Open Space Formats wird dem US-Amerikaner Harrison Owen zugeschrieben. Sie soll auf seinen Beobachtungen basieren, dass die produktivsten Teile von Treffen in unorganisierten Zusammenkünften, wie Kaffeepausen oder ähnlichem, entstehen.

Es gibt vier Prinzipien im Open Space Format:

  1. Diejenigen, die da sind, sind die Richtigen. Da alle Teilnehmenden freiwillig an einer Themensession teilnehmen, gilt es deren Interesse und Wissen zu nutzen.
  2. Was auch immer geschieht, es ist das Einzige, was geschehen konnte. Der Fokus der Open Space Formates liegt auf dem Austausch der Teilnehmenden. Alles was hätte sein können, ist sekundär.
  3. Es beginnt, wenn die Zeit reif ist. Es gibt einen Zeitplan aber es kann auch immer wieder zu Verzögerungen kommen. Wichtig ist der Zeitpunkt, an dem die Gruppe eine so hohe Energie hat, dass sie gemeinsam arbeiten kann. Dadurch kann eine Session sowohl früher enden als auch länger dauern als es geplant war.
  4. Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei.

Neben den vier Prinzipien gibt es ein Gesetz im Open Space Format: das Gesetz der zwei Füße. In diesem Gesetz drückt sich ein bedeutender Teil der Selbstverantwortung der Teilnehmenden aus. Es ist ausdrücklich erwünscht, das eine Person die Session verlässt, wenn er oder sie nichts mehr für sich mitnehmen oder zum Thema beitragen kann.
Dieses Verhalten drückt sich in den Begriffen „Hummeln” und „Schmetterlingen” aus. „Hummeln” fliegen von Session zu Session und bestäuben die Gruppen mit ihrem Wissen und ihren Erkenntnissen, die sie durch die vorherige Teilnahme an anderen Diskussionen gesammelt haben. Damit tragen sie zur Vernetzung der Inhalte bei. Die „Schmetterlinge” lassen sich an ruhigen Orten nieder, wodurch an diesen Orten ein Eigenleben mit Themen-Austauschen entsteht. Neben den „Hummeln” und „Schmetterlingen” gibt es auch die so genannten „Elefanten“, die eine Arbeitsgruppe initiieren und von Anfang bis Ende ein aktives Mitglied dieser Gruppe bleiben.

Ablauf eines Open Space

Organisatorischer Ablauf vor dem Open Space:

  1. Geeignete Räumlichkeiten und Infrastruktur organisieren. Hierbei sollten ein großer Plenumsraum mit Möglichkeiten für Gruppenarbeiten, Hinweiß- und Namensschilder, organisatorische Schaltzentralen, Flipcharts und ähnliches organisiert werden.
  2. Inhaltliche Rahmung: Welches Thema soll besprochen werden? Zielgruppenplanung: Wer soll teilnehmen? 
  3. Ankündigung der Veranstaltung mit Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer und inhaltlicher Rahmung

Ablauf während des Open Space:

  1. Warm Up: Teilnehmende sitzen zusammen und stellen sich selbst vor. Die Moderation stellt die Methode und den Ablauf des Open Space vor.
  2. Anliegensammlung: Jede Person, die ein Anliegen einbringen möchte, verschriftlicht dieses auf ein Blatt Papier und stellt das Thema kurz in der Gruppe vor. Danach bringen die Vorstellenden die Anliegen an die Anliegenwand. Die Anliegend dient als Stundenplan, der festlegt, wann und wo ein Anliegen bearbeitet wird. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt bis alle Themen formuliert sind.
  3. Marktplatz: Die Teilnehmenden verschaffen sich einen Überblick über die Themen und überlegen, wo sie gerne teilnehmen wollen. Danach tragen sie ihre Namen auf die Anliegekarten ein. Falls es zu zeitlichen Überschneidungen kommt  “Verhandeln”: Können mehrere Themen zusammengefasst werden? Können die Workshops neu strukturiert werden?
  4. Gruppenarbeitsphase (ca. 1h pro Phase)​: Die Menge der Gruppenarbeitsphasen richtet sich nach der Menge der Anliegen, die gesammelt wurden und danach, wie viele Gruppen parallel arbeiten. Die Anliegend werden in Arbeitsräumen autonom ohne externe Moderation bearbeitet. Ergebnisse werden auf Dokumentationsbögen festgehalten und an einer Wand angebracht, damit sie sichtbar für Alle sind. 
  5. Sharing (20 – 45 min)​: Nach Beendigung aller Gruppenarbeitsphasen ​versammeln sich alle Teilnehmenden an der Dokumentationswand, um die Ergebnisse aller Arbeitsgruppen einzusehen​. Ergänzung von Anmerkungen & Vorschlägen bei Bedarf auf „Ergänzungsblättern“.

  6. MaßnahmenplanungGewährleistung des Transfers der gewonnenen Erkenntnisse in den Arbeitsalltag -> Gründung von konkreten Initiativen​. Alle Personen sammeln sich in einem Kreis.​ Jede Person, die eine konkrete Initiative zur praktischen Umsetzung gesammelter Ideen auf den Weg bringen möchte, schreibt das Thema des Vorhabens auf ein in der Kreismitte vorbereitetes Blatt Papier und stellt seine/ihr Vorhaben kurz vor. Jede/r Initiativgründer/in stellt sich an eine vorab vorbereitete Flipchart die anderen Anwesenden können sich zu denjenigen Intiativgründenden gesellen, die sie gerne bei der Arbeit unterstützen würden. ​ Verabredung möglichst konkreter Pläne zum weiteren Vorgehen: z.B. wann und wo könnte das nächste Gruppentreffen stattfinden?​ Die Gruppenmitglieder, die geplanten Schritte und eine Hauptkontaktperson jeder Initiative werden auf an den Flipcharts angebrachten „Vorhabenblättern“ notiert. 

Abschluss des Open Space:

  1. Offene Abschlussrunde im Kreis -> Jede/r der/die etwas beizutragen hat (Lob, Kritik, Anmerkungen…) ist herzlich eingeladen.
  2. Verabschiedung durch die Moderation​.
  3. Dokumentation & Digitalisierung der Teilergebnisse (Anliegen-, Ergänzungs- und Vorhabenblätter) durch die Moderation. 

Quelle:

https://t2informatik.de/wissen-kompakt/open-space/

 



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