Fünf Phasen für das Vorgehen bei agiler Transformation

Lesedauer 10 Minuten

Eine agile Transformation ist eine große Herausforderung, da Du mit bewährten Denkmustern brichst. Die bestehenden Muster zu erkennen, zu reflektieren und dabei auch noch neue Denkweisen zu entwickeln, erfordert viel Zeit und Nerven. Wie agile Transformation gelingt und welche Phasen Du für Dein Vorgehen berücksichtigen solltest, erklären Dir unsere Expert:innen Jennifer Rolle und Marcus Minzlaff. Bildquelle: Matt Ducan/unsplash.com

Bei einer agilen Transformation handelt es sich um einen Wandel zweiter Ordnung. Das heißt: es geht um einen Denkmusterwechsel. Dieser Musterwechsel ist sehr herausfordernd, denn unsere Denkmuster sind uns häufig gar nicht so bewusst.

„Think first, move later“: Direkt zu reagieren, verschärft die Probleme

Wenn wir direkt in eine Lösung springen, bleiben wir in unseren Denkmustern verhaftet. Ein Beispiel: Wenn Dein Unternehmen im Wettbewerb merkt, dass es nicht schnell genug mit Neuerungen am Markt ist, dann hat es ein Problem. Denk an Napster und Spotify. Napster bringt nur alle paar Jahre Neuerungen für seine App heraus und kommt hinter den Entwicklungen bei Spotify nicht hinterher. Viele Kund:innen wechseln nach und nach zu Spotify. Was nun? Napster müsste seine Entwicklungen schneller und häufiger an den Markt bringen, um mithalten zu können. Wenn Du jetzt in der Situation von Napster einfach „losrennst“, um das Problem zu lösen, besteht die Gefahr, mehr vom Gleichen zu machen: Aggressives Marketing, Einstieg in den Preiskampf, mehr Projekte gleichzeitig, Rekrutierung von super-dupa-mega-Expert:innen, Bildung von spezialisierten Task Forces, Aufsetzen von Zielvereinbarungen, Bonifizierung der Zielerreichung, mehr Controlling und Statusreporting, mehr Druck usw.

Transformation gelingt nicht mit gewohnten Denkweisen

Klingt für Dich nach einem logischen Vorgehen? Müsste es auch, denn die genannten Maßnahmen entsprechen unseren Denkgewohnheiten. Wir halten diese Herangehensweisen für normal, richtig und sogar einzig möglich. Sie hat sich in der Vergangenheit bewährt. Viele Unternehmen sind in den letzten 100 Jahren auf diese Weise erfolgreich gewesen. Dies braucht man nur weiter zu perfektionieren und schon ist man wieder oben auf. Nur wie schon Albert Einstein gesagt hat: „Probleme kann man niemals mit derselben Denkweise lösen, durch die sie entstanden sind.“ Und so wird Dein Unternehmen mit diesen Maßnahmen folgerichtig noch langsamer.

Transformation bedeutet Musterwechsel

Offenbar braucht Ihr eine völlig andere Denk- und Herangehensweise, um das Ziel, schneller am Markt zu sein, zu erreichen – nicht mehr vom Gleichen. Doch dafür brauchst Du bei Eurem Vorgehen etwas Abstand von dem Problem und Reflexionszeit. Andernfalls ist die Gefahr groß, im Autopilotmodus immer nur wieder die bekannten Rezepte zu reproduzieren. Das HR Pioneers 5E-Trafo-Vorgehen zeigt Dir einen Weg auf, wie Du diesen Denkmusterwechsel begünstigen kannst – für den Sprung auf die nächste Stufe.

Wie Du bei agiler Transformation vorgehen kannst: das 5E-Trafovorgehen

Vorgehen Phase 1: Erkennen – Probleme und Treiber der Veränderung analysieren

Die erste Phase besteht in dem Erkennen, dass ein Problem vorliegt. Im Beispiel von Napster bedeutet dies: Napster bemerkt, dass zunehmend Kund:innen ihren Vertrag kündigen und die Neuabschlüsse immer weniger werden. Für Dich heißt das: Du bemerkst Symptome, und Du entwickelst den Willen, das Problem anzugehen. Um diese Symptome überhaupt zu erkennen, musst Du Deinen Blick häufig erst weiten und die Symptome ernst nehmen. Es geht darum, ein Problembewusstsein zu entwickeln. Wir leben häufig so sehr in unserer eigenen Welt, sind so in unserem Hamsterrad gefangen, dass wir Veränderungen in unserem Umfeld gar nicht wahrnehmen oder als Einzelfall und unbedeutsam abtun.

Napster etwa könnte die sinkenden Kennzahlen lange Zeit als natürliche Schwankung abtun. Erst wenn sie anfangen, ihre kündigenden Kund:innen zu interviewen und sich die Plattformen anderer Musikstreaming-Anbieter:innen anzuschauen, wird ihr Problembewusstsein wachsen.

Was Du konkret in dieser Phase tun kannst:

• Analysiere Dein Umfeld: Was hat sich im Markt und beim Kund:innenverhalten verändert? Was tun unsere Wettbewerber:innen? Wie sehr sind wir vom technologischen Wandel betroffen? Wie läuft die Zusammenarbeit mit unseren Geschäftspartner:innen? Was tut sich in Politik und Gesellschaft? Wie gut arbeiten wir intern zusammen?
• Schau Dir Eure Unternehmenskennzahlen an!
• Welches Feedback geben Eure Mitarbeitenden?
• Führe Stakeholder:inneninterviews mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Mitarbeiter:innen, Führungskräften, Betriebsrat und wer sich sonst noch in Eurem „Ökosystem“ bewegt.
• Geh aktiv auf die Suche nach anderen Sichtweisen! Geh auf Konferenzen, lies Bücher und Blogartikel. Schau, was die Welt gerade umtreibt und welche Auswirkungen das auf Euch hat.

Und im besten Fall tust Du das nicht allein, sondern mit allen Betroffenen zusammen. Denn so wie es Dir zunächst ergangen ist, ergeht es vielleicht auch Deinen Kolleg:innen. Diese bemerken ebenso nicht, dass es Zeit ist zu handeln. Bestimmt ist es Dir auch schon passiert, dass Du mit der Frage konfrontiert wurdest „Aber warum denn eigentlich? Es läuft doch alles.“ Oder „Ach, das vergeht wieder!“ Um den Willen zur Veränderung entstehen zu lassen, ist es zunächst wichtig zu wissen, dass es ein ernsthaftes Problem gibt: und zwar nicht nur für Dich, sondern im ganzen betroffenen Bereich beziehungsweise Unternehmen. Kurt Lewin nannte diese Phase sehr plastisch „Unfreeze“.

Erkunden, um systemische Muster wahrzunehmen – Bildquelle: Andrew Neel/unsplash.com

Vorgehen Phase 2: Erkunden – Systemische Muster wahrnehmen und durchdringen

Im nächsten Schritt nimmst Du Dir am besten etwas Zeit, Eure systemischen Muster zu erkunden. Hier geht es darum, diese überhaupt erstmal sichtbar und damit bearbeitbar zu machen. Das bedeutet, Euren Autopiloten auszuschalten und zu beobachten, anstatt direkt zu reagieren:

• Welche immer wiederkehrenden Phänomene gibt es in Eurer Organisation?
• Was führt zu diesen Phänomenen? Was wirkt worauf? Welches Verhalten löst regelmäßig welche Reaktionen aus?
• Welchen Einfluss hat Eure Kultur?
• Wieso tut Ihr die Dinge so, wie Ihr sie tut? Was sind dahinterstehende Glaubenssätze, Grundannahmen, mentale Modelle?

Im Fall von Napster würde man vielleicht Folgendes erkennen: je weniger Projekte fertig werden, umso mehr Projekte neu gestartet werden – vielleicht auch getarnt als Initiativen, Task Forces oder Linientätigkeiten (die keine sind). Dahinter könnte der Glaubenssatz stehen: Je mehr wir anfangen, desto mehr schaffen wir. Oder: Unter Druck entstehen Diamanten. Oder: Wer lacht, hat noch Reserven.

Mit folgenden Instrumenten kannst Du die Zusammenhänge analysieren:

• Kraftfeldanalyse nach Kurt Lewin: Was zieht schon in die Richtung, in die Ihr wollt? Was sind helfende Kräfte? Was blockiert, hält zurück, zieht eher in die gegenteilige Richtung? Nun kannst Du schauen, welche Stärken Du stärken willst und welche Blocker Du auflösen kannst.
• Das Ganze kannst Du auch elaborierter angehen und die einzelnen Kräfte in ihrem Zusammenwirken als Systemkreisläufe darstellen: Was wirkt worauf stärkend oder schwächend? So kannst Du noch besser die Zusammenhänge herausfinden und wo sich am besten der Hebel ansetzen lässt.
• In eine ähnliche Richtung geht auch die 5-mal-Warum-Fragetechnik: Hier fragst Du immer wieder „Warum ist das so?“ Ungefähr nach dem 5. Mal kommst Du bei der Wurzel des Problems an, wo Du den Hebel ansetzen kannst.
• Eine gute Hilfestellung gegen blinde Flecken bei den organisationalen Glaubenssätzen ist das Spiel „Play Change“ von Intrinsify. Hier werden Euch typische Glaubenssätze in Organisationen zur Diskussion angeboten. Dazu gibt es eine Liste mit Praktiken, die mit diesen Glaubenssätzen in Verbindung stehen. Diese könnt Ihr nutzen, um herauszufinden, wie und worin sich bei Euch Glaubenssätze zeigen und wodurch sie gestärkt werden.
• Und natürlich könnt Ihr auch eine Standortanalyse in unserem Pioneers Trafo-Modell™ machen. Dadurch verschafft Ihr Euch auf den Dimensionen Strategie, Struktur, Prozess, HR-Instrumente, Führung und Kultur einen Überblick darüber, wo Ihr steht.

Vorgehen Phase 3: Emotionalisieren – Dein Zukunftsbild entwickeln und erlebbar machen

Mit den vorhergehenden Phasen hast Du Deiner Dreifaltigkeit Körper, Geist und Seele die perfekte Nahrung gegeben, um in die Phase des Emotionalisierens einzutreten. Hier geht es darum, in sich zu gehen: Was wünsche ich mir eigentlich anstatt des Status Quos?

• Nimm Dir dafür Zeit zum Innehalten, lass Raum für Resonanz auf das Erarbeitete, spüre dem nach, was Du herausgefunden hast: Emotionen, Körperempfindungen, Intuition sind neben der rein kognitiven Intelligenz weitere Quellen, die Du hier nutzt.
• Schärfe Dein eigenes Why, etwa im Sinne des Ikigai und tausche Dich mit Deinen Kolleg:innen darüber aus: Worin bist Du gut? Was liebst Du? Was braucht die Welt? Wofür kannst Du bezahlt werden?
• Lass Dich inspirieren! So noch nicht geschehen, nutze die Instrumente für den Blick über den Tellerrand aus Phase 1.

Wir nennen die Phase Emotionalisieren, denn wenn das Zukunftsbild aus den jetzt bewusster gemachten Mustern ausbrechen soll und muss, dann brauchst Du dafür mehr als Deinen reinen Intellekt. Gemeinsames Aufbrechen, Agieren unter Unsicherheit – sorry, lieber Verstand – sind zunehmend emotionale Gefilde. Emotionen sind im Berufskontext oft ein Tabuthema. Wir wollen doch immer schön sachlich bleiben. Aber Evolution hin oder her: Wir sind nach wie vor „Emotierchen“. Und Emotionen sind nicht nur deutlich schneller als unsere Gedanken, sie sind auch primär relevant für unsere Entscheidungen und unser Verhalten. Um uns in Bewegung zu bringen, braucht es daher ein Zukunftsbild, dass uns emotional anzieht. Gleichzeitig übertragen sich Emotionen auch auf andere, so dass Dein emotionales Zukunftsbild auch eine anziehende Wirkung auf andere haben kann und für eine bessere Identifikation sorgt.

Emotionalisieren durch den Einsatz der Hände

Da Emotionen im ersten Schritt keine Sprache haben, nutzen wir gerne zur Entwicklung eines Zukunftsbilds die Intelligenz der Hände – noch bevor wir es, und falls überhaupt, in Sprache ausdrücken. Dafür stellen wir den Gruppen, mit denen wir arbeiten, etwa folgende Materialien zur Verfügung:

• Lego
• Zeitschriften für Collagen
• Bastelmaterial
• Bildkarten, z.B. von metafox oder aus dem Gesellschaftsspiel „Dixit“
• Knete
• Wachsmalkreiden

Im Fall von Napster könnte ein Zukunftsbild entstehen, bei dem sich alle Mitarbeitenden an den Händen halten und gemeinsam mit viel Spaß und Lockerheit nach und nach Nutzen erzeugen. Am Ende stehen glückliche Kund:innen, die ihr Leben mit der zu ihnen passenden Musik untermalen und dabei eine App nutzen, die sie bestens unterstützt.

Vorgehen Phase 4: Experimentieren –  Interventionen auf Basis von Hypothesen umsetzen

Nun hast Du ein erstrebenswertes Zukunftsbild gefunden. Es bleibt die Frage, wie Du diesem Bild näherkommst. Dafür startest Du jetzt in die Phase „Experimentieren“. Du betrittst dabei Neuland und kannst noch gar nicht wissen, welche Lösungen gut funktionieren. Daher irrst Du Dich, wie in der Wissenschaft, langsam voran. Hier kannst Du alle Register des praktischen agilen Arbeitens ziehen, insbesondere unter Nutzung der Lean Startup-Philosophie: Hypothese bilden, Experiment durchführen und Lernen. Diesen Kreislauf durchläufst Du so häufig, bis Du einen funktionierenden Weg gefunden hast, Deinem Zukunftsbild näher zu kommen. Natürlich hast Du hier auch die Chance, nicht nur regelmäßig die Zielerreichung zu überprüfen, sondern im Sinne des double loop learning, auch Dein Zukunftsbild zu hinterfragen und bei Bedarf zu justieren.

Konkret kannst Du mit folgenden Praktiken und Tools arbeiten:

• Bilde ein Team.
• Etabliere einen Sprintzyklus.
• Setz ein Backlog auf, in dem Du die Ideen und Optionen, dem Zukunftsbild näher zu kommen, sammelst.
• Entwickle konkrete Hypothesen für die Optionen, die Du im nächsten Sprint angehen willst (Refinement und Planning).
• Führe das/die Experimente durch und überprüf die Wirkung. Feiere das Ergebnis, lerne und mach allen alles transparent (Review)!
• Bau für den nächsten Sprint auf dem bestehenden Experiment mit neuen Hypothesen auf oder verwirf es und überleg Dir andere Hypothesen, bevor Du in den nächsten Sprint startest (Refinement und Planning).
• Denk dran, nach jedem Sprint auch das Team zu pflegen und die Zusammenarbeit zu reflektieren (Retrospektive)

Napster könnte z.B. folgende Hypothese entwickeln:

• „Wir vermuten, wenn wir besser den Umfang von Projekten mit Hilfe von Akzeptanzkriterien beschreiben und die Projekte so klein schneiden, dass sie in drei Monaten fertiggestellt werden können, dann werden unsere Projekte schneller fertig. Wir messen das an der Durchlaufzeit der Projekte.“
• Das Experiment würde also beinhalten auf die ganzen laufenden und anstehenden Projekte zuzugehen und mit ihnen zu konkretisieren, was in dem Projekt erreicht werden soll und was nicht (mehr). Vielleicht hat das Experiment funktioniert. So kann man sich im nächsten Schritt überlegen, welche weiteren Experimente man machen kann, um dem Zukunftsbild näher zu kommen.
  Es könnte auch anders sein: Napster stellt nach einiger Zeit fest, dass das Experiment zwar eine gute Idee war, aber nur ein wenig geholfen hat, schneller ins Ausliefern zu kommen. Grund dafür ist, dass unbemerkt der Umfang der Projekte beim Tun doch wieder zugenommen hat. Grund dafür: Führungskräfte immer wieder mit Sonderwünschen interveniert.
• Gegebenenfalls ist es für dieses Teilthema hilfreich, erneut in die Phase „Erkunden“ einzusteigen, um die Hintergründe für dieses Verhalten herauszufinden. Auch daran schließt sich erneut in der Phase „Emotionalisieren“, die Erarbeitung eines neuen Zukunftsbilds für dieses Thema an. Nun kann in der Phase „Experimentieren“ mit einem geschärften Zukunftsbild für ein Teilthema gearbeitet werden (double loop learning).

 

Vorgehen Phase 5: Evolutionär entwickeln – Dein System beobachten, lernen und passende Muster stärken

Die Phase Evolutionär entwickeln ist vielschichtig: Hier optimierst Du den gefundenen Weg und verstetigst ihn. Denn selbst gelungene Experimente ergeben noch keine nachhaltige Entwicklung. Nur zu schnell fallen wir in alte Verhaltensmuster zurück, die wir über Jahrzehnte erlernt haben. Wie hältst Du Momentum aufrecht und wie gehst Du mit Rückschlägen um? Verschwende keine Krise!

Hier hilft Euch die Fortführung des schon genannten Kreislaufs aus Hypothese bilden, Experiment durchführen und Lernen. Insbesondere Retrospektiven können jederzeit und zu jedem Thema durchgeführt werden. Fangen die Führungskräfte z.B. doch wieder an, den Scope der Projekte zu erweitern, bzw. lassen die Teams die Scope-Erweiterung zu, dann führe eine Retrospektive mit den Betroffenen durch und gestalte sie etwa mit Feedbackelementen oder im Sinne einer Rollenklärung.

Weiterhin ist in dieser Phase entscheidend, im Sinne des deutero-learning zu reflektieren, wie Ihr Dinge wahrgenommen und daraus gelernt habt. Denn ob Ihr Euch überhaupt weiterentwickelt als Unternehmen, Eurem Zukunftsbild näherkommt, hängt maßgeblich davon ab, wie Ihr lernt. Deshalb solltet Ihr spätestens an dieser Stelle auch den Prozess des Lernens selbst ins Visier nehmen!

So könnt Ihr Euren Lernprozess evaluieren:

• In einer Retrospektive höherer Ordnung nehmt Ihr Euch Euer Lernverhalten als Reflexionspunkt.
• Auch eine Supervision kann helfen, ist man doch häufig betriebsblind. Eine externe Person sieht gegebenenfalls Dinge, die einem selbst gar nicht (mehr) auffallen.

„Alle Modelle sind falsch, manche sind hilfreich“

Wie Du schon an dem Beispiel in Phase 4 gemerkt hast, ist das Vorgehen nicht so linear umsetzbar, wie es auf den ersten Blick erscheint. So ist es Dir vielleicht in Deiner Praxis auch schon aufgefallen, dass in einer komplexen Situation Schritt- für-Schritt-Anleitungen nicht funktionieren. Insofern bietet auch dieses Phasenmodell nur einen Orientierungsrahmen für Dich. Aber auch wenn die fünf Schritte nicht zwingend linear zu durchlaufen sind, ist eines klar: Wenn Du einen davon dauerhaft vernachlässigst, wird es schwierig mit einer gelingenden Transformation.

Du möchtest dieses Vorgehen praktisch erleben?

Dann lerne unter Agile Culture Lab kennen und arbeite auf allen Ebenen für bewusste kulturelle Veränderung.