Agile Transformation, ja bitte! Aber wie?

Agil in drei Tagen? Als Newbie bei HR Pioneers und in ihrer neuen Funktion als Content Managerin hat Anja Thiede in unserem Training „Certified Agile Transformation Manager“ hospitiert. Was gehört zu einer „Grundausbildung“ in Sachen agiles Arbeiten? Wer sind unsere Teilnehmer:innen, was sind ihre Herausforderungen und mit welchem Handwerkszeug unterstützen wir sie im Training auf ihrem Weg zu positiver Veränderung und agiler Transformation? Hier berichtet sie Dir von ihrer dreitägigen Reise in agile Welten. (Bildquelle: Unsplash/Brett Jordan)

Wer braucht Agilität eigentlich?

Spannend sind gleich zu Beginn Motivation und Hintergründe unserer Teilnehmer:innen. Aus welchen Branchen kommen sie und wo drückt der Schuh? Um so überraschender zu sehen, wie unterschiedlich die vertretenen Branchen und Funktionen sind. Vom Pastor bis zum Kitamanagement, vom HR Business Partner, der Entwicklungsingenieurin, der Culture & Change Managerin bis hin zum Leiter IT. Die Herausforderungen bei allen sind vielfältig, und wenn es „nur“ darum geht, neue Wege zu finden, um mehr Menschen für kirchliches oder ehrenamtliches Engagement zu begeistern. Allen gemein: der Wille zu Veränderung und zum Erwerb eines agilen Rüstzeugs als mögliche Antwort auf unsere immer komplexeren Herausforderungen in der sogenannten VUCA-Welt.

Was ist überhaupt Agilität?

Zur theoretischen Erklärung von Agilität und den damit verbundenen Aspekten leistet das gerne verwendete Eisbergmodell in diesem Kontext gute Dienste. Spricht man von agilem Arbeiten, ist vor allem „Doing agile“ bei einigen Teilnehmer:innen und auch im Allgemeinen durch Methoden und Tools wie Scrum oder Kanban bekannt. Doch damit nicht genug! Weniger bekannt, aber ungemein wichtig ist das “Being Agile“, die agile Haltung, ohne die es auf Dauer nicht geht. Unter der Oberfläche warten Werte wie Mut, Offenheit oder etwa Fokus und Eigenverantwortung darauf, gelebt zu werden. Doch wie fühlt sich dies in der Praxis an? Das bei HR Pioneers sehr beliebte Taschenrechner-Spiel hat uns alle hier ins Erleben gebracht und eine praktische Vorstellung davon vermittelt, was es heißt, selbstorganisiert und in den berühmten Iterationen zu arbeiten.

Agilität: Gründe sind das A und O

„Fragt nach Problemen, folgt nicht einer Mode.“: Das war für alle eine zentrale Aussage, denn wir lernen: Agilität sollte nicht um der Agilität willen als Methode eingesetzt werden. Es braucht Gründe, vor allem, um andere mit an Bord zu holen: Warum will ich agil werden? Wollen wir effektiver arbeiten, Kosten senken? Oder eine andere Kultur des Arbeitens etablieren? Sitzt mir Konkurrenz im Nacken, die mich zu einem schnelleren Agieren am Markt zwingt? Erst mit Gründen schaffe ich ein Verständnis für notwendige Veränderungen und damit eine unerlässliche Grundlage für ein langfristiges Commitment im und für einen Transformationsprozess. Ohne Gründe laufe ich Gefahr, Vertrauen zu verschießen. Um zu begreifen, wann Agilität als Methode in Erwägung gezogen werden sollte, schauen wir uns zunächst das Cynefin-Modell an. Es unterscheidet verschiedene Lebensräume und Handlungsstrategien: den Einfachen, Komplizierten, Komplexen und Chaotischen. Eine bunte Lego-Session hilft uns, notwendige Handlungsstrategien innerhalb des jeweiligen Umfelds zu verstehen. Unsere Erkenntnis: Agiles Arbeiten ist nicht an jeder Stelle sinnvoll, sondern vor allem innerhalb eines komplexen Umfeldes hilfreich.

(Bildquelle: @Marc Thürbach)

Aller Anfang ist … ein Leuchtturm?

Niemand weiß, was er kann, bis er es probiert hat! Gerade am Anfang es sinnvoll, ins Tun zu kommen, indem die Teilnehmer:innen erste „Leuchttürme“ innerhalb eines Teams oder Bereichs bauen. Längerfristig braucht es aber mit Blick auf die Gesamtorganisation die Unterstützung des Top-Managements. Dies zeigen auch Aussagen innerhalb der Gruppe wie „Ich kann zwar als Leuchtturmprojekt arbeiten, aber ich habe Schnittstellen in alle Abteilungen.“ oder „Es ist schwierig, Agilität einfach im Unternehmen anzustoßen und zu warten, dass es sich entwickelt. Es braucht die notwendigen Rahmenbedingungen.“ Ein bei einigen Teilnehmer:innen schon bekanntes und beliebtes Tool für den Start ist die Retrospektive, die wir uns genauer anschauen. Die Gruppendiskussion ergibt: Die größte Herausforderung bei der Transformation ist es, das entsprechende Verhalten im Unternehmen zu entwickeln. Deshalb sollen wir bedenken: zunächst die Rahmenbedingungen umgestalten, denn Verhalten lässt sich nicht oder nur schwer verändern. Auch dem Recruiting kommt eine große Bedeutung zu, denn hier können wir von Anfang an Weichen stellen für das richtige Mindset neuer Mitarbeiter:innen.

Eine „Landkarte“ zum Start

Für den Start bedarf es auch einer Standortbestimmung. Wo stehen die Organisationen unserer Teilnehmer:innen eigentlich? Wir lernen dazu das Pioneers Trafo-Modell^TM kennen, das uns als eine Art Landkarte dabei helfen kann. Sechs Dimensionen helfen Unternehmen dabei, die eigene Position zu betrachten. Dazu gehören „Prozesse“ mit der Frage „Wie organisieren wir uns?“. Die Dimension „Struktur“ und ihren Themen Vernetzung und Kollaboration. Vision und Kundenzentrierung spielen eine große Rolle innerhalb der Dimension „Strategie“. Hinzu kommen „Führung“ und „HR“ sowie „Kultur“. Gerade die Unternehmenskultur ist von zentraler Bedeutung und steht in unmittelbarer Wechselwirkung mit allen anderen Dimensionen. Geholfen hat unseren Teilnehmer:innen an dieser Stelle das Bild des Mobilés: zupfst Du an einer Stelle, bewegt sich das Ganze!

Ohne Orientierung geht es nicht

„Was ist überhaupt eine Transformation?“ Die Gruppe diskutiert und entwickelt mit unseren Experten Marcus Minzlaff und Annette Leicht-Will ein Verständnis dafür. Denn nicht jede Veränderung ist eine Transformation, aber jede Transformation ist eine Veränderung. Agilität ist mehr als nur zu sagen: „Jetzt macht ihr mal allein, wir arbeiten jetzt agil.“ Und agil heißt auch nicht „einfach machen“. Es braucht ein anders Mindset, das über altbackene Strukturen hinausgeht. Und eine Orientierung muss da sein. Veränderung ist meist mit Angst verbunden. Wohin soll es gehen? Ohne eine Zielrichtung geht es nicht. Auch nicht ohne das Wissen: Den einen Weg gibt es nicht. Menschen müssen bei Veränderung begleitet und nicht „mitgenommen“ werden. Denn: „Menschen wehren sich gar nicht so sehr gegen die Veränderung, sondern vor allem um das verändert werden.“, so unser Trainingsleiter Marcus. Doch die Krux für viele in der Gruppe: Wie gebe ich eine Richtung vor, ohne konkrete Ziele zu nennen? Was ist überhaupt ein Ziel? Und wie kann ich andere dafür begeistern, mir auf diesem Weg zu folgen? Oder wie gehe ich mit „agilen“ Kolleg:innen um, die sich nicht festlegen wollen? Transparenz und Kommunikation sind hier per se unerlässlich!

Gruppendiskussion zum Thema „Was ist eine agile Transformation“ – Bildquelle: @Marc Thürbach

Freigabe des Monopols Führung

Als einen zentralen Faktor für agiles Arbeiten hat die Gruppe das Thema Führung beleuchtet und neu gedacht. In der Diskussion halten wir fest: Führungskräfte sind nicht mehr die Taktgeber, die alles wissen. Oft arbeiten Mitarbeitende auch schon agil, nur dass sie es nicht so nennen. Eine Führungskraft sollte nicht für sich in Anspruch nehmen, dass sie die erste ist, der so tickt. Es braucht überhaupt viel mehr Bereitschaft zu Selbstreflexion, eigene Denkmuster zu erkennen. Denn dort fängt neue Führung wirklich an. Hier heißt es, loslassen lernen und mit Kontrollverlust umgehen. Und so steigen die Anwesenden schließlich auch in das Thema Selbstorganisation ein – ein weites Feld. Wie läuft etwa die Entscheidungsfindung und welche Verfahren helfen? Gut gefallen hat allen hier unter anderem das Tool Delegationpoker.

Spielen schafft Verständnis

Spielen macht Spaß und lockert auf. Seit ich bei HR Pioneers arbeite, sind mir die unterschiedlichsten Arten von Spielen begegnet. Ja sogar ein ganzes Buch gibt es dazu in Form unseres Praxishandbuchs Agilität. Spätestens nach dem ersten Spiel hat sich der Gruppe erschlossen, warum unsere:r Trainer:in beim Thema Agilität und Transformation so viel Wert auf Spiele legen. Agilität und die damit verbunden Themen und Aspekte sind mit Innovationen und damit auch anstehenden Veränderungen verbunden. Veränderung rufen bei vielen Angst hervor. Vor allem, wenn man nicht weiß, wie sich das Neue anfühlt. Die richtigen Spiele vermitteln ein wirkliches Gefühl für neue Methoden und Themen und können so auch vorhandene Skepsis nehmen. Die Teilnehmer:innen bekommen dadurch ein grundlegendes Verständnis für aktuelle Herausforderungen und mögliche neue Lösungsansätze. Für das, was man haben oder getrost ad acta legen könnte. So etwa ein Gespür dafür, wie sich agiles Arbeiten anfühlt. Oder wie man beurteilt, ob ein Problem komplex ist und ein agiler Ansatz helfen kann. Wie arbeitet ein selbstorganisiertes Team und wo ist da die Führung? Wann folgen Menschen freiwillig? Welche Phasen gehören zu einem Veränderungsprozess? Und wir erfahren hautnah und anschaulich, was eigentlich ein „Minimum Viable Product“ – ein MVP – ist.

Der Weg ist das Ziel

Neben vielen theoretischen Modellen und Informationen haben alle Teilnehmer:innen durch die zahlreichen praktischen Tools, Tipps und vor allem durch die Spiele ein erstes Gefühl für agiles Arbeiten und die damit verbundenen Themen und Herausforderungen entwickelt. Durch die Diskussion in der Gruppe haben wir unsere verschiedenen Sichtweisen beleuchtet und die ein oder andere neu ausgerichtet. Für die weitere Reise in neue (Arbeits-)welten und für den Weg der Transformation nehmen wir alle mit: Jeden Tag ein kleines bisschen agiler: denn der Weg ist das Ziel! Kleine Schritte tun, aber groß denken. Nicht von 0 auf 100, denn das braucht es unter Umständen auch nicht. Ich hoffe, dass diese drei Tage unseren Teilnehmenden ein hilfreiches Werkzeug auf ihre Reise in agile Welten sein werden.

Ein herzliches Dankeschön an meine:n Kolleg:in Marcus Minzlaff und Annette Leicht-Will für das inspirierende Training rund um das Thema Agilität und die Möglichkeit, dabei sein zu können!

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