Tool: Delegation Board und Delegation Poker

Lesedauer 4 Minuten

Im Blog stellen wir regelmäßig spielerische Methoden und Tools der agilen Transformation vor. Heute dreht sich alles um “Delegation Board und Delegation Poker“, eine Übung zur Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme von Teams. (Foto: Michal Parzuchowski / Unsplash.com).

Einsatzzweck

Das Delegation Board zusammen mit Delegation Poker ist eine einfache Methode, um den Level an Delegation von Verantwortung zwischen Führungskräften und Geführten klar zu regeln. Es hilft Selbstorganisation und Verantwortungsübernahme von Teams zu stärken und schrittweise weiterzuentwickeln.

Material

• Metaplanwand mit Brown-Paper
• Kreppband
• Post-It‘s und passende Stifte
• Je Teilnehmer ein Set Delegation Poker Cards

Gruppengröße

Bindet das gesamte Team inkl. Führungskraft ein. Eine gute Teamgröße ist nicht nur beim Delegation Board & Delegation Poker 7 +/-2.

Dauer

Die Dauer hängt von der Anzahl der zu klärenden Themen/Situationsbeispiele ab. Ihr solltet mindestens 45-60 Minuten für die Übung einplanen. Anstatt mehr Zeit zu investieren, wiederholt die Übung lieber einige Wochen später erneut.

Vorbereitung

Um die Ergebnisse festzuhalten, malt auf ein Brown-Paper eine Matrix mit 8 Spalten und beliebig vielen Zeilen. In der ersten Spalte werden die Themen/Situationsbeispiele notiert und die weiteren 7 Spalten repräsentieren die Delegationslevel von 1-7.

Ggf. Sind bereits Themen/Situationsbeispiele aus dem Arbeitsalltag vorhanden. Alternativ können diese mittels Brainstorming-Methode gesammelt werden. In diesem Fall solltet Ihr per Dot-Voting ermitteln, welche die für das Team wichtigsten Themen sind und diese entsprechend der Reihenfolge pokern.

Wenn Ihr das Tool einfach nur einmal ausprobieren wollt, könnt Ihr das an folgenden Situationsbeispielen tun:

• Ein Mitarbeiter möchte in einem bestimmten Zeitraum Urlaub nehmen.
• Die konkreten Arbeitspakete eines Mitarbeiters für die nächsten 3 Monate müssen
  festgelegt werden.
• Ein Team will sich durch neue Mitarbeiter vergrößern.
• Wird Herr/Frau XYZ eingestellt?
• Kann eine externe Hilfe/Beratung (kostenpflichtig) hinzugezogen werden?
• Welche Stellen/Rollen wird es in einer Arbeitsorganisation geben?
• Kann ein Whiteboard bestellt werden?
• Ein Mitarbeiter möchte eine Fortbildung besuchen.
• Ein Team möchte eine kleine Feier veranstalten (auf Kosten der Firma).

Schafft vor dem Start Klarheit über die Delegationslevel:

• Level 1 Verkünden/Tell
  = Vorgesetzter entscheidet
• Level 2 Verkaufen/Sell
  = Vorgesetzter entscheidet und erklärt/begründet
• Level 3 Befragen/Consult
  = Vorgesetzter entscheidet und holt vorab Rat/Meinung der Mitarbeiter ein
  (Versprechen an die Mitarbeiter)
• Level 4 Einigen/Agree
  = Vorgesetzter und Mitarbeiter entscheiden gemeinsam (Konsens)
• Level 5 Beraten/Advise
  = Mitarbeiter entscheidet und holt vorab Rat/Meinung des Vorgesetzten ein
  (Versprechen an den Vorgesetzten)
• Level 6 Erkundigen/Inquire
  = Mitarbeiter entscheidet und Vorgesetzter erkundigt sich im Nachgang
• Level 7 Delegieren/Delegate
  = Mitarbeiter entscheidet und Vorgesetzter ist nicht mehr eingebunden/informiert

Durchführung

Jeder Spieler erhält die Karten 1-7 und nimmt sie verdeckt auf die Hand. Es wird kurz eine Situation aus dem Arbeitsalltag erläutert (vom Themengeber), in der Delegation nötig/möglich ist. Zuerst sind nur Verständnisfragen zulässig, es soll noch keine Diskussion stattfinden. Jeder Spieler wählt die für ihn oder sie in dieser Situation passende Delegationsstufe und legt die entsprechende Karte verdeckt auf den Tisch. Wenn alle Spieler gewählt haben, werden die Karten auf Kommando umgedreht (das ist sehr wichtig, um sich gegenseitig nicht zu beeinflussen). Die Spieler mit den geringsten Werten und den höchsten Werten erklären und diskutieren die gewählten Delegationsstufen kurz. Die Diskussion sollte nie mehr als 5 Minuten in Anspruch nehmen. Andere können auch eingebunden sein. Diskutiert aber nicht zu lange, pokert lieber erneut. Meist nähern sich die Ergebnisse bereits sehr stark an. Entscheidet Euch für ein Level und visualisiert das Ergebnis auf der Metaplanwand. Bei Ungleichheit zwischen Führungskraft und Geführten einigt Euch im Zweifel zuerst auf die geringere Delegationsstufe und vereinbart die Entwicklung hin zu einer höheren Stufe und notiert dazu Kriterien, was erfüllt sein muss, um diese zu erreichen.

Moderations- und Reflexionsfragen:

• Was waren Eure Erkenntnisse?
• Worin/Wobei hilft die geschaffene Transparenz und Klarheit?
• Was könnte helfen, um die Verantwortungsübernahme von Teams weiter zu erhöhen?

Moderationstipps

Häufig sind Verantwortlichkeiten im Arbeitsalltag nicht eindeutig geregelt. Was darf ich genau alleine entscheiden und ab wann bzw. wobei konkret muss ich meine Führungskraft fragen? Entscheidet die Führungskraft dann oder ist es nur erforderlich zu informieren? Schafft Klarheit und Transparenz mit einem Delegation Board. Zudem schafft Ihr für zahlreiche Entscheidungen die Geschwindigkeit zu erhöhen.

Die Verantwortungsübernahme von Teams sollte schrittweise erfolgen. Es ist nicht ratsam, dass zahlreiche Entscheidungen, die bisher die Führungskraft getroffen hat, von jetzt auf gleich ins Team delegiert werden. Das Delegation Board zusammen mit dem Delegation Poker hilft, die Delegation ins Team evolutionär zu entwickeln. Gleichzeitig schafft Ihr Transparenz, was sich das Team wünscht und überhaupt zutraut. Es hilft Maßnahmen zu vereinbaren, um das Vertrauen und Zutrauen zu entwickeln.

Versucht beim Pokern von Situationsbeispielen inhaltliche Diskussionen nicht zu sehr in den Vordergrund zu rücken. Zum Kennenlernen reicht es meist Delegation Poker kurz zu spielen, um es besser zu verstehen und nachvollziehen zu können. Im Kern geht es dann darum, die Methodik zu verstehen und zu erlernen.

Quelle

Delegation Poker wurde von Jurgen Appelo entwickelt.

Alle Inhalte haben wir auch in einer PDF zum Download zusammengefast.

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Delegation Board und Delegation Poker als PDF-Download: