Retrospektive – warum das Rad neu erfinden?

Als ich damals die Chance hatte, von der klassischen Personal- und Organisationsentwicklung in die Team- und Organisationsentwicklung eines ziemlich agilen Unternehmens zu wechseln, hatte ich mir wer weiß was unter einer Retrospektive vorgestellt. Hier wurde ein Riesen-Bohei darum gemacht, als das Führungsinstrument der Agile Masterin Nr. 1. Sie agiere in der Retrospektive als Facilitator für das Team.

Mir wurden Bücher in die Hand gedrückt, die sich allein um das Thema „Agile Retrospektiven“ drehten, und Links zu Internetseiten weitergeleitet, auf denen man sich Retrospektiven zusammenstellen konnte. Last but not least wurde auch noch einmal betont, dass das der Punkt sei, der am schlechtesten laufe im Unternehmen, und man sich hier von mir entsprechende Qualitätsverbesserungen erhoffe. Damit war ich erstmal gebührend eingeschüchtert.

Am Ende ein Workshop

Dann nahm ich an den ersten Retrospektiven meiner Kollegen teil, las die Bücher und Internetseiten und mir ging langsam auf, dass sich die agile Community hier das Rad noch einmal neu erfunden hat: So ist doch die Retrospektive nichts anderes als der gute alte Workshop mit dem Thema „Wie können wir unsere Zusammenarbeit im Team verbessern?“. Und mit Facilitator ist die Rolle des Moderators gemeint (hier steige ich bei Bedarf gerne in Grundsatzdiskussionen ein).

Und wenn ich jetzt den Agile Mastern da draußen einen Tipp geben darf, mit dem Wissen und der Erfahrung aus beiden Welten: Nutzt lieber die Lehren des Godfathers of Moderation, Josef W. Seifert, und die Werke von Klebert/Schrader/Straub, als das immer wieder in der agilen Welt zitierte zusammengekürzte Vorgehen nach Derby und Larsen.

Vielleicht erscheinen die Unterschiede nur marginal, aber aus meiner Sicht bietet der klassische Moderationszyklus eine leicht bessere Transparenz für einen selbst und die Teams. Und die Erfolgskriterien und Lehren von Seifert und Co. kann ich zu 100 Prozent unterschreiben, während ich in den Retrospektive-Büchern ein paar Kleinigkeiten gefunden habe, die ich aus meiner vielfältigen Erfahrung als Moderatorin heraus fragwürdig finde.

So besteht ein runder Workshop, also auch eine Retrospektive, aus folgenden generischen Phasen:

• Einsteigen (begrüßen, abholen, anwärmen, Kontakt herstellen, auf das Thema hinführen, Ziel, Agenda und Organisatorisches klären, gegebenenfalls Regeln aufstellen)
• Sammeln und Gruppieren (Fragestellung formulieren, Gedanken der Teilnehmer sammeln und zu thematischen Gruppen ordnen)
• Auswählen (wenn man mehr Themen gesammelt hat, als man in der Timebox analysieren kann, muss man priorisieren)
• Gegebenenfalls für jedes Thema wiederholend – je nach Zeitrestriktion:
  • Bearbeiten (Thema analysieren, Hintergründe, Einflüsse, Zielvorstellungen eruieren und Lösungsideen ungefiltert sammeln)
  • Maßnahmen planen (konkrete Maßnahmen auswählen und die Umsetzung vereinbaren: Wer tut was bis wann und wann prüfen wir die Umsetzung?)
• Abschließen (Prozess Revue passieren lassen, Feedback einholen, Gedanken und Befindlichkeiten abholen, gegebenenfalls Ausblick geben, verabschieden)

Für jede der Phasen gibt es ein paar sehr bewährte Standard-Methoden, die fast auf jede Fragestellung anwendbar sind. Und damit das Ganze funktioniert, nimmt der Moderator eine inhaltlich absolut neutrale Rolle ein, führt anhand von Fragen, Methoden, Visualisierung der Diskussion und Strukturierung. Damit ist man theoretisch super gerüstet. Und wer mal Abwechslung sucht: Die agile Community ist enorm kreativ! Hier sind viele spannende, bunte Instrumente für die Retrospektive entwickelt worden, die im Netz frei verfügbar nachzulesen sind.

Mit dem Team in die Tiefe gehen

Warum erreichen die Retrospektiven trotzdem häufig nicht die nötige Tiefe für die Weiterentwicklung des Teams? Standardvorgehen und spaßige Methoden sind kein Erfolgsgarant und überhaupt geht es auch um etwas ganz anderes. Denn wir Agile Master/Moderatoren sind keine Alleinunterhalter, sondern dafür da, die Teamperformance zu steigern.

Teams sind keine mechanischen Gebilde und hier muss ich auch dem sehr geschätzten Klaus Leopold widersprechen: Es geht nicht immer nur um Fakten in der Retrospektive. Allzu häufig sind es ganz menschliche oder zwischenmenschliche Themen, die dazu führen, dass ein Team nicht so gut performed, wie es könnte, oder die Zusammenarbeit von Teams nicht läuft – ganz zu schweigen von den übergreifenden Dimensionen unseres Trafo-Modells, Strategie und Kultur, Struktur und Führung, Prozesse und (HR-)Instrumente.

Hier ist Hintergrundwissen zur „Funktionsweise“ von Menschen, Teams und Organisationen erforderlich. So verbergen sich hinter dem Baukasten der Moderationsmethode u.a. die Lehren der Themenzentrierten Interaktion (TZI) von Ruth Cohn, mit denen sich ein Moderator vertraut machen sollte.

Kenntnisse über Bedürfnisse von Menschen und den Zusammenhang mit Kommunikation, Konfliktentstehung und Konfliktmoderation, die Psychologie der Gruppe (Team ist zumindest zu meiner Zeit noch kein Begriff in der Psychologie gewesen), Change Management und die Ausführungen der positiven Psychologie/Lösungsfokussierung sind sehr hilfreich, um zu erkennen, was gerade den Sand ins Getriebe streut.

Die Form soll den Zielen folgen, nicht umgekehrt

Wir müssen die Teams, die wir begleiten, gut beobachten und erspüren, wo in der letzten Iteration die Hemmschuhe waren, um das passende Vorgehen vorzubereiten. So kann es von Fall zu Fall sinnvoll sein, den Pfad des Workshops zu verlassen und die Retro-Zeit z.B. für ein besseres gegenseitiges Kennenlernen im Team und für einen Vertrauensaufbau zu nutzen, Rollen- oder Konfliktklärungen anzuleiten oder Wertschätzungsformate zu nutzen. Die Form soll den Zielen und Inhalten folgen und nicht umgekehrt.

Insofern verstehe ich heute sehr gut, warum die Retro der „Painpoint“ nicht nur in meinem damaligen Unternehmen, sondern auch in vielen anderen Unternehmen, die ich seither kennengelernt habe, war und ist: Eine gute Retrospektive braucht einen Moderator mit einem breiten Wissens- und Methoden-Knowhow über und für Menschen, Teams und Organisationen. Davon finden sich in der IT, wo Agilität am verbreitetsten ist, naturgemäß wenige. Kleiner Tipp: Sucht mal in Eurer HR-Abteilung.

Quellen:

Josef W. Seifert „30 Minuten für professionelles Moderieren“

Josef W. Seifert „Visualisieren Präsentieren Moderieren“

Karin Klebert, Einhard Schrader, Walter G. Straub „KurzModeration“

Karin Klebert, Einhard Schrader, Walter G. Straub „ModerationsMethode: Das Standardwerk“

https://retromat.org/de/?id=18-7-37-49-53

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